Phần mềm quản lý nhà trọ làm được những việc gì?
Những việc lặp lại hằng tháng: biết phòng nào trống, hợp đồng nào sắp hết hạn, chốt chỉ số điện nước, lập phiếu thu từng phòng, ghi nhận tiền khách trả (kể cả trả nhiều lần) và xem phòng nào còn thiếu bao nhiêu. Khi khách trả phòng, phần tất toán gom chỉ số cuối, các khoản phát sinh và tiền cọc để ra số phải hoàn hoặc phải thu thêm.
Phần mềm không thay bạn đi ghi công tơ hay nói chuyện với người thuê. Nó giữ số liệu đúng chỗ để lần sau cần giải thích một khoản tiền, bạn mở ra là thấy.
- Phòng và trạng thái: trống, đang thuê, đã đặt cọc, đang bảo trì; lọc riêng phòng còn nợ hoặc quá hạn.
- Hợp đồng gắn đúng phòng và người thuê, có thời hạn, giá thuê, tiền cọc, ngày thanh toán.
- Phiếu thu tách từng khoản, có mã QR chuyển khoản, xuất PDF.
- Báo cáo doanh thu, công nợ, điện nước theo tháng và theo cơ sở; xuất Excel.
Một phòng, một bức tranh đầy đủ
Thay vì ghi tên khách ở một file và tiền thu ở file khác, phần mềm lấy phòng làm điểm bắt đầu. Từ phòng, bạn đi tới hợp đồng đang hiệu lực, các kỳ thu đã lập và các khoản đã nhận hoặc còn thiếu. Khi đổi khách, hợp đồng cũ vẫn ở lại trong lịch sử của phòng, không bị ghi đè.
Cách này hữu ích nhất đúng vào những lúc hay rối: khách đổi phòng, khách trả tiền từng phần, hợp đồng sắp hết hạn hoặc khách báo trả phòng giữa tháng.
Sổ tay, Excel hay phần mềm: khác nhau ở đâu?
Sổ và Excel vẫn làm tốt khi số phòng ít và bạn nhớ được mọi chi tiết. Điểm mệt thường xuất hiện khi phải mở nhiều file, tin nhắn và sổ để trả lời một câu hỏi về một phòng. Bảng dưới đây so sánh theo những việc chủ trọ làm mỗi tháng, không so sánh theo số tính năng.
| Việc hằng tháng | Sổ tay | Excel | Phần mềm |
|---|---|---|---|
| Biết phòng nào còn thiếu tiền | Lật từng trang | Lọc nếu công thức đúng | Lọc sẵn theo phòng còn nợ |
| Khách trả nhiều lần trong một kỳ | Ghi chú bên lề | Thêm dòng, dễ lệch tổng | Mỗi lần một dòng, số còn thiếu tự trừ |
| Chỉ số điện nước kỳ trước | Nằm ở trang tháng trước | Chép tay sang sheet mới | Nằm cạnh ô nhập chỉ số mới |
| Hợp đồng sắp hết hạn | Phải nhớ | Phải tự lọc theo ngày | Nhắc trước theo hạn đã cấu hình |
| Gửi thông báo tiền cho khách | Nhắn tay | Chụp màn hình bảng | Phiếu PDF có QR chuyển khoản |
Khi nào nên chuyển sang phần mềm?
Không cần chuyển một lần. Bạn có thể đưa vài phòng đang hoạt động vào trước, lập kỳ thu từ tháng kế tiếp và vẫn giữ Excel cũ để đối chiếu. Dấu hiệu nên chuyển là khi cuối tháng bạn mất nhiều thời gian dò lại ai đã trả, trả bao nhiêu, hơn là thời gian thu tiền.
- Phòng, hợp đồng và kỳ thu cần được xem cùng nhau.
- Khách trả từng phần khiến việc tự cộng trừ dễ nhầm.
- Nhiều việc sắp đến hạn không nên phụ thuộc vào trí nhớ.
Bạn vẫn giữ quyền kiểm soát dữ liệu
Dữ liệu quản lý có thể xuất ra Excel để lưu, in hoặc đối chiếu; phiếu thu xuất ra PDF. Dữ liệu là của bạn, không bị khóa trong phần mềm.