Mã phòng cố định
Mỗi phòng có một mã do bạn đặt, ví dụ P306. Hợp đồng, phiếu thu và báo cáo đều gắn vào mã đó.
Theo mô hình kinh doanh
Giải pháp quản lý nhà trọ cho từng mô hình
Cùng một phần mềm, nhưng chủ một dãy mười phòng và chủ ba cơ sở không dùng giống nhau. Năm khối dưới đây nói rõ mỗi mô hình vướng ở đâu và trong phần mềm việc đó nằm ở chỗ nào.
Nhà trọ nhỏ, chủ tự quản
Với năm đến mười lăm phòng, việc không nhiều nhưng nằm rải trong trí nhớ và tin nhắn cũ. Phần mềm đóng vai cuốn sổ có thứ tự: đơn giá khai một lần, mỗi phòng một hợp đồng, mỗi tháng một phiếu thu. Bạn vẫn tự làm mọi việc, chỉ khác là không phải nhớ.
| Việc bạn gặp | Trong phần mềm |
|---|---|
| Không nhớ chắc phòng nào đã đóng đủ | Danh sách Phòng hiện người thuê, trạng thái và số tiền còn nợ |
| Tiền cọc ghi tạm trong tin nhắn | Tiền cọc nằm trong hợp đồng, mục Cần xử lý nhắc phòng chưa ghi nhận cọc |
| Tính tiền điện nước bằng máy tính cầm tay | Phiếu thu tự lấy chỉ số cũ từ kỳ trước, bạn chỉ nhập chỉ số mới |
| Quên mất hợp đồng sắp hết hạn | Danh sách Hợp đồng có nút gia hạn ngay trên dòng |
| Người thuê hỏi lại số tiền của tháng trước | Chi tiết phòng giữ phiếu thanh toán và lịch sử hợp đồng của phòng đó |
Dãy trọ 20–100 phòng
Ở quy mô này, việc dồn vào vài ngày đầu tháng: ghi công tơ cả dãy, tính tiền từng phòng, gửi thông báo, rồi nhận tiền rải rác suốt hai tuần. Phần mềm chia đợt chốt đó thành các bước có dấu vết, nên lúc nào bạn cũng biết còn phòng nào chưa lập phiếu và phòng nào chưa trả đủ.
| Việc bạn gặp | Trong phần mềm |
|---|---|
| Không biết còn sót phòng nào chưa lập phiếu | Trang Phiếu thanh toán báo các phòng chưa có phiếu của kỳ đang chọn |
| Chỉ số cũ phải tra lại sổ tháng trước | Chỉ số cũ được lấy tự động từ kỳ trước, bạn chỉ nhập chỉ số mới |
| Soạn tin báo tiền cho từng phòng | Xuất PDF phiếu thu kèm mã QR ngân hàng để gửi qua Zalo |
| Người thuê trả làm nhiều lần | Ghi nhận từng lần nhận tiền, phiếu chuyển sang Một phần và vẫn hiện phần còn nợ |
Nhiều cơ sở
Mỗi cơ sở thường sinh ra một cách ghi riêng, nên câu hỏi cơ sở nào đang tốt hơn không trả lời nhanh được. Trong phần mềm, mỗi cơ sở là một tòa nhà hoặc dãy trọ trong cùng một tài khoản. Chuyển qua lại bằng thanh chọn ở trên cùng, báo cáo tách theo từng nơi.
| Việc bạn gặp | Trong phần mềm |
|---|---|
| Mỗi cơ sở ghi chép một kiểu | Tất cả cơ sở nằm trong một tài khoản, thêm tại mục Tòa nhà/Dãy trọ |
| Phải mở nhiều sổ mới xem hết | Bấm tên tòa trên thanh trên cùng để đổi cơ sở, mọi danh sách đổi theo |
| Không so được cơ sở nào khai thác tốt hơn | Tổng quan cho tỷ lệ lấp đầy theo tháng, báo cáo khai thác phòng xem theo tòa |
| Nợ đọng ở cơ sở xa phát hiện muộn | Báo cáo công nợ liệt kê phòng đang nợ và phần đã quá hạn |
Chung cư mini
Khác biệt nằm ở phần chung: thang máy, hành lang, máy bơm, rác và chỗ để xe đều là khoản lặp lại hằng tháng cho mọi căn. Các khoản cố định khai một lần rồi tự vào phiếu của từng căn. Phiếu tách riêng tiền phòng, phí dịch vụ và điện nước nên người ở đối chiếu được.
| Việc bạn gặp | Trong phần mềm |
|---|---|
| Phí dịch vụ chung phải cộng tay cho từng căn | Khai khoản thu cố định một lần trong Cấu hình, phiếu tự có dòng đó |
| Cư dân thắc mắc khoản này là khoản gì | Phiếu thu tách dòng tiền phòng, phí cố định, điện và nước, xuất PDF gửi lại |
| Tháng này có khoản sửa chữa riêng của một căn | Thêm phí phát sinh hoặc giảm trừ ngay trên phiếu của căn đó |
| Nhiều người và nhiều xe trong một địa chỉ | Mục Người thuê và mục Xe giữ hồ sơ từng người và từng phương tiện |
Thuê lại nhà nguyên căn cho thuê theo phòng
Điểm khác là mỗi tháng bạn trả một khoản cố định cho chủ nhà, phòng đầy hay trống cũng vậy. Phần mềm không ghi khoản đó, nhưng đưa cho bạn vế còn lại: doanh thu và tiền thực thu theo tháng, tỷ lệ lấp đầy, phần công nợ chưa về.
| Việc bạn gặp | Trong phần mềm |
|---|---|
| Không biết tháng này đã hoà vốn chưa | Tổng quan cho doanh thu, tiền thực thu và công nợ của tháng đang chọn |
| Phòng trống vẫn phải trả tiền nhà | Tỷ lệ lấp đầy trên Tổng quan và báo cáo khai thác phòng cho thấy phòng bỏ không |
| Muốn thu trước nhiều tháng cho chắc | Hợp đồng chọn chu kỳ thu 2, 3, 6 hoặc 12 tháng, hoặc dùng Thu trước tiền phòng |
| Hạn hợp đồng từng phòng lệch nhau | Mỗi phòng một hợp đồng với ngày bắt đầu và số tháng thuê riêng |
Nền chung
Điểm chung của mọi mô hình
Dù bạn quản mười phòng hay ba cơ sở, bốn thứ dưới đây vận hành giống nhau và là phần giữ cho số liệu không lệch.
Chỉ số điện nước có lịch sử
Chỉ số cũ của kỳ này chính là chỉ số mới của kỳ trước, nên dãy số nối liền theo tháng và mức dùng bất thường dễ nhận ra.
Phiếu thu tách dòng
Tiền phòng, phí cố định, tiền điện, tiền nước nằm ở các dòng riêng. Người thuê hỏi lại thì bạn mở đúng phiếu và chỉ vào dòng đó.
Ghi nhận từng lần nhận tiền
Mỗi lần nhận tiền được ghi kèm số tiền, hình thức và ngày thu. Trả thiếu thì phiếu ở trạng thái Một phần cho tới khi đủ.
Giải đáp nhanh
Câu hỏi hay gặp khi chọn cách làm
Tôi nên chọn mô hình nào trong năm mô hình trên?
Năm khối trên chỉ khác nhau ở cách sắp xếp công việc, còn phần mềm thì như nhau. Bạn đọc khối gần mình nhất để biết nên thiết lập gì trước.
Có nhiều cơ sở thì phải tạo nhiều tài khoản không?
Không. Mỗi cơ sở là một tòa nhà hoặc dãy trọ trong cùng một tài khoản. Bạn thêm tòa ở mục Tòa nhà/Dãy trọ rồi bấm tên tòa trên thanh trên cùng để chuyển qua lại.
Phần mềm có tự đọc chỉ số công tơ không?
Không. Bạn vẫn phải ra ghi số ở công tơ như trước. Phần mềm giữ chỉ số cũ của kỳ trước, nhận chỉ số mới bạn nhập, rồi tự tính số tiêu thụ và số tiền.
Người thuê muốn trả tiền phòng nhiều tháng một lần thì ghi thế nào?
Có hai cách. Khi lập hợp đồng, bạn chọn chu kỳ thu tiền phòng là 2, 3, 6 hoặc 12 tháng một lần. Nếu người thuê đột xuất muốn trả trước, dùng nút Thu trước tiền phòng.
Đang ghi bằng Excel thì chuyển sang có mất dữ liệu cũ không?
File Excel của bạn vẫn còn nguyên, phần mềm không đụng tới. Cách thường thấy là bắt đầu từ kỳ hiện tại: khai phòng, lập hợp đồng cho người đang ở, nhập chỉ số hiện tại. Dữ liệu trong phần mềm xuất ra Excel được ở trang Báo cáo.