Thiết lập một lần cho cả dãy trọ
Trước khi nhập phòng, có vài thứ khai báo một lần rồi dùng mãi: đơn giá điện, đơn giá nước, các loại phí dịch vụ, hạn cảnh báo hợp đồng sắp hết và tài khoản nhận tiền kèm mã QR chuyển khoản, chọn cho từng hợp đồng. Khai báo xong thì mọi phiếu thu sau này tự lấy các giá trị này, bạn không phải gõ lại từng kỳ.
Khi đơn giá thay đổi, bạn sửa ở đúng một chỗ trong phần cấu hình và các kỳ thu lập sau đó dùng giá mới. Các kỳ đã lập trước giữ nguyên số cũ, vì đó là số đã gửi cho người thuê.
- Đơn giá điện, đơn giá nước và các khoản phí cố định.
- Tài khoản nhận tiền và mã QR chuyển khoản in thẳng trên phiếu thu.
- Hạn cảnh báo hợp đồng sắp hết để hệ thống nhắc trước.
Video trọn bộ trên điện thoại (8:36) →Video trọn bộ trên máy tính (9:59) →
Tòa nhà và dãy trọ: quản nhiều cơ sở trong một tài khoản
Phòng luôn thuộc về một tòa nhà hoặc một dãy trọ. Nếu bạn có hai ba cơ sở ở các địa chỉ khác nhau, mỗi cơ sở là một mục riêng trong cùng một tài khoản, không cần lập nhiều tài khoản rồi tự cộng tay.
Cách tổ chức này khiến các số liệu về sau tách được theo cơ sở: doanh thu của cơ sở nào, phòng trống ở đâu, công nợ đang nằm ở cơ sở nào.
Phòng: trạng thái và hồ sơ từng phòng
Danh sách phòng cho biết phòng nào đang thuê, phòng nào trống, phòng nào sắp trả. Mỗi phòng có mã cố định, giá thuê, tiền cọc và số người ở. Mã phòng là thứ nối mọi dữ liệu khác lại với nhau nên đặt xong thì giữ nguyên.
Mở một phòng ra là thấy hợp đồng đang hiệu lực, người đang ở, các kỳ thu đã lập và tình trạng thanh toán. Đây là chỗ trả lời nhanh nhất cho câu hỏi thường gặp nhất: phòng này đang thế nào.
- Lọc nhanh theo trạng thái: đang thuê, còn trống, sắp trả phòng.
- Mỗi phòng giữ lịch sử hợp đồng và kỳ thu của chính nó.
- Thêm phòng mới không ảnh hưởng dữ liệu các phòng đang có.
Người thuê và hợp đồng
Hợp đồng gắn với đúng một phòng và một người thuê, ghi thời hạn, giá thuê, tiền cọc và ngày thanh toán hàng tháng. Nhập một lần khi ký, các kỳ thu sau lấy lại thông tin này nên không phải khai lại mỗi tháng.
Hồ sơ người thuê giữ thông tin liên hệ và giấy tờ. Khi đổi khách, hợp đồng cũ vẫn ở lại trong lịch sử của phòng, không bị ghi đè, nên sau này vẫn tra được ai đã thuê trong giai đoạn nào.
Theo dõi hạn hợp đồng
Danh sách hợp đồng sắp xếp theo thời hạn nên bạn thấy được hợp đồng nào gần hết hạn mà không phải mở từng phòng. Kết hợp với hạn cảnh báo đã cấu hình, phần mềm nhắc trước thay vì để bạn nhớ theo trí nhớ.
Việc nhắc sớm có giá trị thực tế: hỏi khách có gia hạn không trước một tháng thì còn kịp đăng tin nếu khách trả phòng, thay vì để phòng trống cả tháng sau đó.
Chỉ số điện nước
Mỗi kỳ bạn nhập chỉ số mới của từng phòng, chỉ số cũ nằm ngay cạnh để đối chiếu và mức dùng tự tính ra. Nhập theo danh sách nên đi một lượt hết dãy, không phải mở từng phòng.
Chỉ số của các kỳ trước được giữ lại, không bị ghi đè. Đây là điều kiện để về sau còn giải thích được một hóa đơn, và để phát hiện phòng nào có mức dùng tăng bất thường.
- Chỉ số cũ và chỉ số mới nằm cùng một dòng, mức dùng tự tính.
- Lịch sử chỉ số theo từng phòng được giữ qua các kỳ.
- Phần mềm không tự đọc công tơ; bạn vẫn phải đi ghi số và nên chụp ảnh công tơ để đối chiếu.
Phiếu thu hằng tháng
Có chỉ số rồi thì tạo phiếu thu. Phiếu tách thành từng dòng: tiền phòng, tiền điện, tiền nước, các khoản dịch vụ và khoản phát sinh, rồi cộng ra tổng phải thu. Người thuê nhìn được cách tính chứ không chỉ nhận một con số.
Phiếu xuất được ra PDF để gửi, và có mã QR chuyển khoản in sẵn kèm tên ngân hàng và số tài khoản. Khách quét mã là ra đúng tài khoản nhận tiền, chỉ cần nhập số tiền và nội dung theo phiếu.
Ghi nhận thanh toán và công nợ
Khi nhận được tiền, bạn ghi vào đúng phiếu của phòng đó, kèm ngày và hình thức. Khách trả làm nhiều lần thì ghi nhiều lần, phần còn thiếu tự trừ dần chứ không phải tính nhẩm.
Nhờ vậy câu hỏi phòng nào còn thiếu bao nhiêu luôn có câu trả lời sẵn, không phụ thuộc vào việc bạn nhớ được đến đâu. Danh sách phiếu lọc được theo trạng thái đã thu, thu một phần và chưa thu.
Tổng quan và việc cần xử lý
Màn hình đầu tiên khi mở ứng dụng không phải là biểu đồ mà là danh sách việc: phòng nào còn trống, hợp đồng nào sắp hết hạn, phòng nào còn thiếu tiền, kỳ nào chưa lập phiếu.
Cách trình bày này hợp với nhịp thật của chủ trọ hơn: mở ra là biết hôm nay cần làm gì, thay vì phải tự đi tìm trong từng mục.
Báo cáo
Báo cáo trả lời các câu hỏi theo tháng và theo cơ sở: doanh thu bao nhiêu, đã thu được bao nhiêu, còn thiếu ở những phòng nào, điện nước biến động ra sao. Số liệu lấy từ chính các phiếu thu bạn đã lập nên không phải nhập lại lần nữa.
Các báo cáo xuất được ra Excel nếu bạn cần lưu hoặc gửi cho người khác đối chiếu. Dữ liệu vẫn là của bạn, không bị khóa trong phần mềm.
- Doanh thu theo tháng, tách theo cơ sở nếu bạn có nhiều dãy trọ.
- Công nợ theo phòng và theo kỳ.
- Báo cáo điện nước để nhìn mức dùng bất thường qua các tháng.
Những phần còn lại và cách dùng trên điện thoại
Ngoài các màn hình ở trên, ứng dụng còn phần người thuê, phần xe, phần hỗ trợ người thuê để nhận và theo dõi yêu cầu, và phần cấu hình chung. Những phần này ít dùng hàng ngày hơn nên không mô tả sâu ở đây.
Toàn bộ các màn hình đều dùng được trên điện thoại qua trình duyệt, không cần cài ứng dụng riêng, và bản máy tính có cùng các chức năng với bố cục rộng hơn. Nếu muốn xem chạy thật trước khi tự làm, hai video dưới đây đi hết một vòng từ khai báo phòng tới lúc thu tiền.
Video hướng dẫn trên điện thoại →Video hướng dẫn trên máy tính →Hướng dẫn có ảnh từng bước →Xem theo mô hình cho thuê của bạn →