Trong bài này · 3 mục
Công thức tính theo chỉ số
Tiền điện hoặc nước được tính bằng mức sử dụng nhân với đơn giá. Mức sử dụng bằng chỉ số mới trừ chỉ số cũ. Công thức ngắn, nhưng nên lưu cả hai chỉ số thay vì chỉ lưu số tiền cuối cùng.
Ví dụ: công tơ điện phòng P203 tháng trước là 1.250, tháng này là 1.375. Mức dùng là 125 kWh. Với đơn giá 3.500đ/kWh, tiền điện là 437.500đ. Đồng hồ nước từ 92 lên 99, mức dùng 7 m³; đơn giá 18.000đ/m³ thì tiền nước là 126.000đ.
Quy trình chốt chỉ số để không phải dò lại
Chọn một ngày chốt cố định hoặc một quy ước rõ nếu ngày đó trùng cuối tuần. Khi đi ghi, mở đúng mã phòng, chụp ảnh công tơ, ghi chỉ số mới rồi kiểm tra phép trừ với kỳ trước. Nếu số dùng tăng gấp nhiều lần, đừng gửi kỳ thu ngay; kiểm tra lại ảnh, mã phòng và trường hợp người thuê mới vào hoặc vừa trả phòng.
Sau khi kiểm tra, đưa điện nước thành hai dòng riêng trong kỳ thu. Người thuê nhìn được các số đầu vào, còn chủ trọ không phải tìm lại sổ khi có câu hỏi.
Ba lỗi dễ làm số tiền sai
Lỗi thứ nhất là ghi đè chỉ số cũ; tháng sau không còn căn cứ để tính. Lỗi thứ hai là nhập sai mã phòng, nhất là khi đọc liên tiếp nhiều công tơ. Lỗi thứ ba là chỉ gửi một tổng tiền mà không nói cách tính. Cả ba lỗi đều có thể tránh bằng mẫu chốt theo phòng và một lần rà soát trước khi gửi.
- Không đổi đơn giá giữa kỳ mà không ghi chú rõ thời điểm áp dụng.
- Không dùng ảnh của phòng này cho phòng khác; đặt tên ảnh theo mã phòng và tháng.
- Không gộp khoản người thuê đã thanh toán vào số điện nước; ghi riêng phần đã nhận trong kỳ thu.
Ví dụ kỳ thu phòng P203 tháng 08/2026
Số liệu và đơn giá dưới đây là minh hoạ; đơn giá thật lấy theo mức đang áp dụng và đã ghi trong hợp đồng. Bảng cho thấy cách một kỳ thu được tạo từ chỉ số điện nước. Người thuê có thể kiểm tra lại từng dòng, còn chủ trọ biết ngay phần nào còn thiếu nếu khách thanh toán chưa đủ.
| Khoản | Cách tính | Số tiền |
|---|---|---|
| Tiền phòng | Theo hợp đồng | 2.800.000đ |
| Tiền điện | (1.375 − 1.250) × 3.500đ | 437.500đ |
| Tiền nước | (99 − 92) × 18.000đ | 126.000đ |
| Tổng phải thu | Cộng ba khoản | 3.363.500đ |
| Đã nhận | Chuyển khoản ngày 05/08 | 3.000.000đ |
| Còn thiếu | 3.363.500đ − 3.000.000đ | 363.500đ |
Nếu cơ sở thu nước theo đầu người hoặc theo phòng thay vì theo đồng hồ riêng, vẫn nên ghi rõ căn cứ và mức thu trong kỳ. Mục tiêu là để hai bên nhìn cùng một cách tính.
Nhắc phần tiền còn thiếu
Chào anh/chị [Tên người thuê], em gửi kỳ thu tháng [tháng] của phòng [mã phòng]: • Tiền phòng: [số tiền] • Điện: [chỉ số mới] − [chỉ số cũ] = [số dùng] kWh × [đơn giá] = [số tiền] • Nước: [chỉ số mới] − [chỉ số cũ] = [số dùng] m³ × [đơn giá] = [số tiền] Tổng thanh toán: [tổng tiền] Hạn thanh toán: [ngày/tháng] Anh/chị kiểm tra giúp em. Nếu cần xem ảnh công tơ hoặc đã chuyển khoản, anh/chị nhắn lại để em cập nhật nhé.
Các bước trong bài đều làm được bằng sổ hoặc Excel. Khi số phòng tăng và việc đối chiếu bắt đầu mất thời gian, phần mềm giúp rút ngắn phần ghi chép và tính toán lặp lại.