Thu tiền điện của người thuê: căn cứ giá, thủ tục với điện lực và cách ghi vào hợp đồng

Hai cách thu tiền điện đang phổ biến

Cách thứ nhất là lắp công tơ riêng cho từng phòng, thu theo số điện thực dùng nhân đơn giá. Cách thứ hai là thu khoán theo phòng hoặc theo đầu người, không đo đếm.

Thu theo công tơ riêng minh bạch hơn hẳn: người dùng nhiều trả nhiều, người đi làm cả ngày trả ít, và khi có thắc mắc thì có chỉ số để đối chiếu. Thu khoán tiện cho chủ trọ nhưng gần như luôn tạo cảm giác không công bằng ở một phía nào đó, và khi tranh chấp thì không có gì để chứng minh.

• Công tơ riêng: cần đầu tư ban đầu, phải đi ghi chỉ số hàng tháng, nhưng đối chiếu rõ ràng.
• Thu khoán: không phải ghi chỉ số, nhưng khó giải thích và dễ bị cho là thu cao.
• Dù chọn cách nào cũng phải nói rõ với khách trước khi nhận cọc, và ghi vào hợp đồng.

Đơn giá lấy căn cứ ở đâu

Giá bán lẻ điện sinh hoạt do cơ quan quản lý nhà nước quy định và được ngành điện công bố công khai, chia theo bậc sử dụng. Đây là căn cứ gốc, không phải con số do từng chủ trọ tự quyết định.

Với nhà trọ, điểm quan trọng là người thuê thuộc nhóm được áp giá điện sinh hoạt. Ngành điện có cơ chế xác định định mức cho người thuê nhà dựa trên số người thực tế đang thuê, và chủ trọ là người đứng ra kê khai. Chủ trọ thu lại đúng phần tiền điện tương ứng với lượng điện người thuê đã dùng, cộng thêm phần hao hụt hoặc chi phí chung nếu có thỏa thuận rõ.

Bài này không đưa con số đơn giá vì giá bán lẻ điện thay đổi theo từng lần điều chỉnh. Hãy lấy bảng giá đang áp dụng trực tiếp từ trang thông tin của ngành điện hoặc điện lực địa phương tại thời điểm bạn ký hợp đồng, và ghi mốc thời gian áp dụng vào hợp đồng.

Đăng ký định mức cho người thuê với điện lực

Nhiều chủ trọ bỏ qua bước này vì nghĩ phức tạp, rồi cuối cùng phải bù phần chênh hoặc thu của khách cao hơn mức lẽ ra được áp. Thủ tục thực tế không nặng: liên hệ điện lực nơi có nhà trọ, hỏi hồ sơ kê khai người thuê và làm theo hướng dẫn.

Việc cần duy trì là cập nhật khi khách đổi. Danh sách kê khai đúng thì phần định mức áp cho nhà trọ mới đúng; danh sách cũ không sửa thì thiệt hại thường rơi vào chính chủ trọ.

1. Liên hệ điện lực tại địa phương, hỏi hồ sơ kê khai cho nhà có người thuê.
2. Chuẩn bị giấy tờ theo hướng dẫn: thông tin chủ hộ, danh sách người thuê, hợp đồng thuê hoặc xác nhận tạm trú.
3. Nộp hồ sơ và giữ lại bản xác nhận đã kê khai.
4. Cập nhật lại khi có người chuyển đến hoặc chuyển đi, theo chu kỳ điện lực hướng dẫn.
5. Lưu bản kê khai cùng hồ sơ nhà trọ để khi cần đối chiếu là có ngay.

Ghi vào hợp đồng thế nào cho rõ

Phần lớn tranh chấp tiền điện không đến từ phép tính mà đến từ chỗ hai bên hiểu khác nhau về đơn giá. Cách phòng là viết đủ bốn thứ vào hợp đồng: đơn giá đang áp dụng, căn cứ của đơn giá đó, ngày chốt chỉ số hàng tháng, và cách xử lý khi giá bán lẻ điện được điều chỉnh.

Nếu có thu thêm phần hao hụt đường dây hoặc điện khu vực chung, hãy tách thành một khoản riêng có tên rõ ràng, thay vì cộng ngầm vào đơn giá. Khoản nào có tên thì giải thích được, khoản nào giấu trong đơn giá thì luôn bị nghi ngờ.

• Đơn giá điện áp dụng và mốc thời gian bắt đầu áp dụng.
• Căn cứ: giá bán lẻ điện sinh hoạt do cơ quan có thẩm quyền công bố.
• Ngày chốt chỉ số hàng tháng và cách xử lý khi ngày đó rơi vào cuối tuần, lễ.
• Cách xử lý khi giá điện được điều chỉnh giữa thời hạn hợp đồng: áp dụng từ kỳ nào, báo trước ra sao.
• Các khoản khác nếu có (điện khu vực chung, hao hụt) ghi thành dòng riêng có tên.

Những cách làm dễ dẫn tới rắc rối

Có vài cách làm rất phổ biến nhưng đều đặt chủ trọ vào thế yếu khi có tranh chấp, kể cả khi bạn không cố ý làm sai.

• Tự đặt một đơn giá cao hơn căn cứ để bù các chi phí khác, nhưng không ghi rõ phần bù đó là gì.
• Gộp tiền điện vào tiền phòng thành một con số tròn, đến khi khách hỏi thì không tách ra được.
• Không cho người thuê xem công tơ hoặc không chụp ảnh chỉ số, nên không có gì đối chiếu.
• Đổi đơn giá giữa chừng bằng tin nhắn miệng, không ghi thời điểm áp dụng.
• Ghi đè chỉ số cũ sau mỗi kỳ, làm mất căn cứ tính của tháng trước.

Cách làm minh bạch mà không mất thời gian

Minh bạch không đồng nghĩa với việc phải giải thích dài dòng mỗi tháng. Chỉ cần ba thói quen nhỏ: chụp ảnh công tơ kèm mã phòng khi chốt, gửi phiếu thu tách riêng dòng tiền điện có đủ chỉ số cũ, chỉ số mới và đơn giá, và dán bảng giá đang áp dụng ở khu vực chung.

Khi người thuê tự kiểm tra được thì họ ít hỏi hơn, và nếu có hỏi thì câu trả lời chỉ mất một phút.

Cách tính tiền điện nước theo chỉ số →Checklist chốt điện nước cuối tháng →

Chào anh/chị [Tên người thuê], em gửi lại thông tin tiền điện của phòng [mã phòng] để anh/chị nắm trước khi ký hợp đồng:

• Cách thu: theo công tơ riêng của phòng
• Đơn giá áp dụng: [đơn giá] — căn cứ theo giá bán lẻ điện sinh hoạt đang áp dụng
• Ngày chốt chỉ số: ngày [ngày] hàng tháng
• Chỉ số lúc nhận phòng: [chỉ số] (em đã chụp ảnh công tơ gửi kèm)

Khi giá điện được điều chỉnh, em sẽ báo trước và áp dụng từ kỳ kế tiếp. Anh/chị có thể xem công tơ bất cứ lúc nào; mỗi kỳ em đều gửi kèm chỉ số cũ và mới để anh/chị đối chiếu.