Trong bài này · 9 mục
- Bước 1: Đánh số phòng và định giá cho thuê
- Bước 2: Đăng tin và tìm khách thuê
- Bước 3: Lập nhóm Zalo của khu trọ
- Bước 4: Ký hợp đồng và bàn giao phòng
- Bước 5: Thu tiền tháng đầu và tiền cọc
- Bước 6: Lập sổ theo dõi ngay từ phòng đầu tiên
- Hàng tháng: ghi chỉ số và tạo phiếu thu
- Hàng tháng: ghi nhận thanh toán và theo dõi khoản còn thiếu
- Trước khi hợp đồng hết hạn: gia hạn hay chuẩn bị tìm khách mới
Bước 1: Đánh số phòng và định giá cho thuê
Việc đầu tiên không phải là đăng tin, mà là đặt tên cho tài sản của mình. Mỗi phòng cần một mã cố định và duy nhất, ví dụ P101 đến P105 cho tầng một, P201 trở đi cho tầng hai. Mã này sẽ theo suốt hợp đồng, phiếu thu, ảnh công tơ và các trao đổi sau này, nên chọn xong thì giữ nguyên, đừng đổi giữa chừng.
Giá thuê nên dựa trên mặt bằng chung của khu vực chứ không dựa trên chi phí xây. Cách kiểm tra nhanh: tìm 5 đến 10 phòng cùng diện tích và cùng loại (có gác, có ban công, có máy lạnh hay không) trong bán kính 1 đến 2 km, ghi lại giá rao và giá chốt thực tế nếu hỏi được. Đặt giá của mình trong khoảng đó rồi cộng trừ theo điểm mạnh yếu thật của dãy trọ.
Cùng lúc, chốt luôn các định mức đi kèm để không phải giải thích lại với từng khách: đơn giá điện, đơn giá nước tính theo đồng hồ hay theo đầu người, phí rác, phí gửi xe, tiền cọc bằng mấy tháng và ngày thu tiền hàng tháng.
- Đặt mã phòng theo tầng, viết lên cửa và lập bảng danh sách phòng.
- Khảo giá 5 đến 10 phòng tương đương quanh khu vực.
- Chốt giá thuê từng loại phòng, ghi rõ phòng nào khác giá và vì sao.
- Chốt đơn giá điện, nước, phí dịch vụ, mức cọc và ngày thu tiền hàng tháng.
- Ghi chỉ số công tơ điện và đồng hồ nước của từng phòng ngay khi nhận bàn giao từ thợ, lấy làm mốc gốc.
Bước 2: Đăng tin và tìm khách thuê
Phòng trống ngày nào là mất tiền ngày đó, nên việc tìm khách cần làm song song với giai đoạn hoàn thiện. Một kênh quen thuộc và ít tốn chi phí với nhà trọ là các nhóm Facebook theo khu vực: nhóm nhà trọ quận huyện, nhóm sinh viên của trường gần đó, nhóm công nhân khu công nghiệp lân cận.
Trước khi đăng, chuẩn bị hình ảnh cho tử tế. Chụp lúc trời sáng, mở hết cửa, phòng dọn trống, chụp đủ góc phòng, khu vệ sinh, ban công, lối vào và chỗ để xe. Quay thêm một clip đi bộ từ cổng vào tới trong phòng, khoảng 30 đến 60 giây. Clip này lọc khách rất tốt: người đến xem đã biết trước phòng thế nào nên đỡ mất công đi lại cho cả hai bên.
Ngoài việc đăng bài, nên đọc ngược lại các bài cần tìm phòng trong nhóm và chủ động nhắn giới thiệu phòng của mình kèm ảnh, giá và vị trí. Cách này thường ra khách nhanh hơn ngồi chờ người khác liên hệ.
Khi khách đến xem, nói rõ luôn những khoản phải trả hàng tháng và mức cọc. Khách chốt phòng mà chưa biết tiền điện tính thế nào là nguồn gốc của phần lớn tranh cãi về sau.
- Chụp ảnh phòng trống, đủ sáng, đủ các góc và khu phụ.
- Quay một clip ngắn đi từ cổng vào đến trong phòng.
- Viết tin đăng có đủ: giá, diện tích, đơn giá điện nước, phí dịch vụ, mức cọc, vị trí và số liên hệ.
- Đăng vào các nhóm Facebook theo khu vực và đăng lại khi bài đã chìm.
- Đọc bài cần tìm phòng trong nhóm rồi chủ động nhắn giới thiệu.
- Hẹn khách xem phòng vào ban ngày, nói rõ mọi khoản thu trước khi nhận cọc.
Bước 3: Lập nhóm Zalo của khu trọ
Ngay khi có vài phòng đầu tiên, tạo một nhóm Zalo chung cho cả khu. Nhóm này dùng cho việc chung: thông báo cắt điện cắt nước, nhắc lịch chốt chỉ số, nhắc giờ đổ rác, gửi nội quy, xử lý sự cố. Còn những gì liên quan đến tiền của từng phòng thì giữ trong tin nhắn riêng.
Tách hai luồng như vậy giúp người thuê không thấy phiền vì thông báo không liên quan đến mình, còn chủ trọ thì không bị lẫn việc chung với việc thu tiền của từng phòng.
- Nhóm chung: sự cố, lịch chốt chỉ số, nội quy, việc chung của cả dãy.
- Tin nhắn riêng: phiếu thu, số tiền còn thiếu, gia hạn hợp đồng, việc riêng của phòng.
- Ghim nội quy và số liên hệ khẩn ngay trên đầu nhóm.
Bước 4: Ký hợp đồng và bàn giao phòng
Hợp đồng không phải thủ tục cho có. Nó là căn cứ duy nhất khi hai bên nhớ khác nhau về giá, về cọc hay về điều kiện trả phòng. Chuẩn bị sẵn một mẫu, in hai bản, điền đúng thông tin và ký trước khi giao chìa khóa.
Một hợp đồng thuê phòng trọ tối thiểu cần có: thông tin hai bên, mã phòng, giá thuê, các khoản phí kèm đơn giá điện nước, mức cọc và điều kiện hoàn cọc, thời hạn thuê, ngày thanh toán hàng tháng, trách nhiệm sửa chữa và điều kiện chấm dứt trước hạn.
Cùng lúc ký hợp đồng, chụp ảnh căn cước của người thuê cả hai mặt, chụp hiện trạng phòng lúc bàn giao và ghi lại chỉ số điện nước ngay thời điểm đó. Ba thứ này lưu cùng một chỗ với hợp đồng. Đến lúc trả phòng, chúng là căn cứ để quyết toán mà không phải tranh cãi theo trí nhớ.
Tải mẫu hợp đồng thuê phòng trọ (.docx) →Mẫu biên bản bàn giao phòng →
Bước 5: Thu tiền tháng đầu và tiền cọc
Khoản thu ngày nhận phòng thường gồm tiền cọc và tiền thuê tháng đầu. Nếu khách vào giữa tháng, cần nói rõ cách tính phần lẻ: tính theo ngày cho tới cuối tháng rồi từ tháng sau thu tròn tháng, hay tính tròn một tháng kể từ ngày vào. Chọn một cách và ghi vào hợp đồng, đừng để mỗi phòng một kiểu.
Điểm hay bị bỏ qua là chốt số điện nước ngay hôm đó. Chỉ số lúc bàn giao là mốc để tính kỳ thu đầu tiên; thiếu nó thì tháng sau không có cách nào tính đúng phần khách đã dùng.
Ghi nhận tiền theo từng lần nhận, kèm ngày và hình thức là tiền mặt hay chuyển khoản. Tiền cọc để thành một khoản riêng, không trộn vào tiền thuê, vì đến lúc trả phòng phải quyết toán riêng.
Bước 6: Lập sổ theo dõi ngay từ phòng đầu tiên
Với vài phòng đầu, một file Excel là đủ. Cái cần có không phải công thức đẹp mà là đủ cột để trả lời bốn câu hỏi: phòng nào, tháng nào, phải thu bao nhiêu, đã nhận bao nhiêu. Tối thiểu nên có các bảng: danh sách phòng, người thuê và hợp đồng, chỉ số điện nước theo tháng, kỳ thu và các lần thanh toán.
Hai lỗi thường gặp là ghi đè chỉ số cũ nên mất căn cứ tính, và gộp tiền dự kiến thu với tiền đã nhận nên không biết còn thiếu bao nhiêu. Tránh được hai lỗi này thì file Excel dùng được khá lâu.
Khi số phòng tăng, hoặc khi bắt đầu có khách trả làm nhiều lần, việc dò file sẽ chiếm nhiều thời gian hơn phần việc thật. Đó là lúc nên chuyển sang phần mềm, giữ file cũ để tra cứu chứ không cần nhập lại lịch sử.
Tải mẫu Excel quản lý nhà trọ →Excel đủ đến khi nào thì nên chuyển? →
Hàng tháng: ghi chỉ số và tạo phiếu thu
Từ tháng thứ hai trở đi, công việc lặp lại theo một nhịp cố định. Chọn một ngày chốt chỉ số trong tháng và giữ nguyên ngày đó, ví dụ ngày 28. Đi ghi theo đúng thứ tự phòng, chụp ảnh công tơ kèm mã phòng, nhập chỉ số mới rồi so với kỳ trước xem mức dùng có bất thường không.
Có chỉ số rồi thì tạo phiếu thu cho từng phòng: tiền phòng, tiền điện, tiền nước, các khoản dịch vụ, tổng phải thu và hạn thanh toán. Tách riêng từng dòng thay vì gửi một con số tổng, vì người thuê tự kiểm tra được thì mới ít thắc mắc.
Gửi phiếu thu trước hạn vài ngày để khách kịp chuẩn bị. Nếu phiếu có sẵn mã QR chuyển khoản và quy ước nội dung theo mã phòng, khách trả nhanh hơn và bạn đối chiếu dễ hơn; xem thu tiền phòng bằng QR chuyển khoản.
Hàng tháng: ghi nhận thanh toán và theo dõi khoản còn thiếu
Khi nhận được tiền, ghi ngay vào đúng phòng và đúng kỳ, kèm ngày nhận và số tiền. Khách trả làm hai ba lần là chuyện bình thường; ghi từng lần thì số còn thiếu luôn đúng mà không phải tính nhẩm.
Cuối tháng, nhìn vào danh sách phòng còn thiếu thay vì đọc lại toàn bộ tin nhắn. Nhắc sớm, nhắc đúng số và nhắc lịch sự. Phần lớn trường hợp chậm tiền là do quên hoặc do chưa rõ cách tính, không phải do cố tình.
Sau vài tháng, dữ liệu được ghi cùng một cách sẽ cho bạn thứ hữu ích hơn số dư cuối tháng: tháng nào thu được bao nhiêu, phòng nào hay chậm, tiền điện nước biến động ra sao.
Trước khi hợp đồng hết hạn: gia hạn hay chuẩn bị tìm khách mới
Đừng để đến ngày cuối mới hỏi. Trước hạn khoảng 30 ngày, nhắn hỏi người thuê có tiếp tục thuê không. Nếu tiếp tục, làm phụ lục gia hạn ghi rõ thời hạn mới và giá mới nếu có thay đổi, không cần ký lại toàn bộ hợp đồng.
Nếu khách không gia hạn, bạn vẫn còn đủ thời gian để đăng tin lại và hẹn người mới đến xem khi phòng đang còn ở, nhờ vậy hạn chế được số ngày trống. Vòng quay quay lại bước 2.
Ngày trả phòng, làm biên bản thanh lý: chốt chỉ số điện nước lần cuối, đối chiếu hiện trạng với ảnh lúc bàn giao, tính các khoản còn lại rồi mới quyết toán tiền cọc. Có ảnh và chỉ số từ đầu thì bước này chỉ mất vài phút.
Mẫu phụ lục gia hạn hợp đồng →
Ví dụ: 30 ngày đầu của phòng P101
Bảng dưới là trình tự thực tế cho một phòng mới, từ lúc chưa có mã đến khi gửi phiếu thu đầu tiên. Làm đúng thứ tự này thì mỗi bước sau đều có sẵn dữ liệu của bước trước.
| Thời điểm | Việc cần làm | Kết quả cần có |
|---|---|---|
| Ngày 1 | Đánh mã phòng, chốt giá thuê và đơn giá điện nước | Danh sách phòng có mã và giá cố định |
| Ngày 2 - 3 | Chụp ảnh, quay clip, viết tin đăng | Bộ ảnh và tin đăng dùng lại được cho các phòng cùng loại |
| Ngày 3 - 10 | Đăng nhóm Facebook, nhắn người đang tìm phòng, hẹn xem | Danh sách khách đã xem và khách đặt cọc |
| Ngày nhận phòng | Ký hợp đồng, chụp căn cước, chụp hiện trạng, chốt chỉ số | Hợp đồng, ảnh giấy tờ và chỉ số gốc lưu cùng một chỗ |
| Ngày nhận phòng | Thu tiền cọc và tiền thuê tháng đầu | Hai khoản ghi riêng, có ngày và hình thức thanh toán |
| Ngày chốt tháng | Ghi chỉ số, tạo phiếu thu, gửi cho người thuê | Phiếu thu tách từng dòng, có hạn thanh toán rõ |
Nếu dãy trọ có nhiều phòng nhận cùng đợt, vẫn làm theo đúng trình tự này cho từng phòng. Việc đánh mã và chốt định mức chỉ làm một lần cho cả dãy.
Mẫu tin đăng cho thuê phòng
CHO THUÊ PHÒNG TRỌ - [khu vực, gần địa điểm dễ nhận biết] • Phòng [mã phòng] · [diện tích] m² · [có gác/ban công/máy lạnh] • Giá thuê: [số tiền]/tháng • Điện: [đơn giá]/kWh · Nước: [đơn giá]/[m³ hoặc người] • Phí khác: rác [số tiền], gửi xe [số tiền] • Cọc [số tháng] tháng · Thu tiền ngày [ngày] hàng tháng • Giờ giấc tự do, có [chỗ để xe/khóa vân tay/camera] Phòng trống từ [ngày]. Ảnh và clip thực tế ở bình luận. Liên hệ xem phòng: [số điện thoại/Zalo]
Làm ngay sau khi đọc
- Đặt mã phòng cố định cho từng phòng và ghi chỉ số công tơ gốc ngay hôm nhận bàn giao.
- Chốt bảng giá: tiền thuê từng loại phòng, đơn giá điện, đơn giá nước, phí dịch vụ, mức cọc, ngày thu tiền.
- Chuẩn bị bộ ảnh, clip và tin đăng dùng lại được cho các phòng cùng loại.
- In sẵn hai bản hợp đồng và biên bản bàn giao để ký ngay khi khách chốt phòng.
- Lập file theo dõi có đủ: phòng, hợp đồng, chỉ số điện nước theo tháng, kỳ thu và từng lần nhận tiền.
- Đặt lịch nhắc trước hạn hợp đồng 30 ngày để kịp hỏi gia hạn.
Các bước trong bài đều làm được bằng sổ hoặc Excel. Khi số phòng tăng và việc đối chiếu bắt đầu mất thời gian, phần mềm giúp rút ngắn phần ghi chép và tính toán lặp lại.