Cách quản lý công nợ nhà trọ: gắn từng đồng vào đúng phòng, đúng kỳ và đúng ngày

Công nợ bắt đầu từ kỳ thu, không bắt đầu từ lời nhắc

Trước khi nói tới công nợ, phải có một kỳ thu rõ ràng. Kỳ thu là bảng kê của một phòng trong một tháng, gồm tiền phòng, tiền điện, tiền nước, phí dịch vụ và các khoản phát sinh, cộng lại thành số phải thu, kèm hạn thanh toán. Không có kỳ thu thì không có cái gì để trừ.

Công nợ của một kỳ bằng số phải thu trừ tổng số đã nhận cho kỳ đó. Định nghĩa này nghe hiển nhiên, nhưng nó loại bỏ ngay hai cách ghi hay gặp: đánh dấu đã thu hay chưa thu như một ô tích, và ghi một con số nợ chung cho cả người thuê mà không gắn kỳ.

Cách ghi theo kỳ có lợi ích thấy ngay khi có tranh luận. Người thuê nói đã trả rồi, bạn mở ra thấy kỳ tháng bảy đã đủ, kỳ tháng tám còn thiếu. Cả hai bên nói về cùng một bảng, không ai phải nhớ hộ ai.

Ba sổ tối thiểu để theo dõi được công nợ

Bạn không cần hệ thống phức tạp. Ba bảng dưới đây, dù nằm trong một quyển sổ hay ba sheet Excel, là đủ cho một dãy trọ vài chục phòng.

Nguyên tắc chung cho cả ba: mỗi dòng là một sự kiện đã xảy ra, không sửa dòng cũ khi có việc mới. Muốn điều chỉnh thì thêm một dòng điều chỉnh có ghi chú lý do. Cách này giữ được lịch sử, và lịch sử chính là thứ bạn cần khi phải giải thích.

• Sổ kỳ thu: mỗi dòng là một phòng trong một tháng, có các khoản mục, tổng phải thu và hạn thanh toán.
• Sổ thanh toán: mỗi dòng là một lần nhận tiền, có ngày, số tiền, hình thức và kỳ được cấn trừ.
• Sổ điều chỉnh: các khoản giảm trừ, bồi hoàn, sửa chữa hoặc miễn giảm đã thống nhất, kèm lý do.
• Tiền cọc để ở bảng riêng, không nằm trong ba sổ trên.

Ghi nhận khi người thuê trả làm nhiều lần

Trả một phần rồi trả nốt là chuyện rất bình thường ở nhà trọ, nhất là với người làm công ăn lương theo tuần. Cách ghi sai phổ biến là đánh dấu trả một phần rồi để đó, vì đến lần sau bạn không nhớ chính xác đã nhận bao nhiêu.

Cách đúng là mỗi lần nhận tiền ghi một dòng riêng, và phần còn thiếu luôn được tính ra chứ không phải ghi tay. Nếu có nhiều kỳ đang còn thiếu, cần một quy tắc cấn trừ cố định. Thông lệ hợp lý là cấn trừ vào kỳ cũ nhất trước, trừ khi người thuê nói rõ họ đang trả cho kỳ nào.

Quy tắc đó nên được nói ra một lần cho tất cả, tốt nhất là ghi trong nội quy. Nếu áp dụng lúc thế này lúc thế khác, bảng công nợ của bạn sẽ đúng về tổng nhưng sai về từng kỳ, và đó là lúc khó giải thích nhất.

1. Nhận tiền xong ghi ngay một dòng: ngày, số tiền, tiền mặt hay chuyển khoản, phòng nào, cấn trừ kỳ nào.
2. Với chuyển khoản, lưu lại nội dung chuyển và đối chiếu với sao kê cuối tháng.
3. Áp dụng quy tắc cấn trừ kỳ cũ nhất trước, trừ khi người thuê chỉ định kỳ khác.
4. Để phần còn thiếu tự tính từ phải thu trừ đã nhận, không ghi tay con số này.
5. Nhắn xác nhận lại cho người thuê số đã nhận và số còn thiếu ngay trong ngày.

Bảng tuổi nợ: biết nên xử lý phòng nào trước

Tổng công nợ của cả dãy là con số ít hữu ích nhất trong quản lý. Hai dãy trọ cùng nợ hai mươi triệu có thể ở hai tình trạng hoàn toàn khác nhau: một bên là mười phòng vừa quá hạn ba ngày, bên kia là hai phòng đã thiếu từ ba tháng trước.

Bảng tuổi nợ giải quyết việc đó. Bạn chia các khoản còn thiếu theo số ngày đã quá hạn, chẳng hạn chưa tới hạn, quá hạn dưới mười ngày, từ mười tới ba mươi ngày, và trên ba mươi ngày. Mỗi nhóm ứng với một cách xử lý khác nhau.

Nhóm quá hạn lâu nhất cần được xem trước mỗi tuần, vì khả năng thu hồi giảm dần theo thời gian và vì đó thường là dấu hiệu có chuyện khác đang xảy ra với người thuê. Nhóm vừa quá hạn vài ngày thì phần lớn chỉ cần một tin nhắn nhắc.

• Chưa tới hạn: không cần làm gì, chỉ theo dõi.
• Quá hạn dưới mười ngày: nhắn nhắc lịch sự kèm bảng kê của đúng kỳ.
• Quá hạn từ mười tới ba mươi ngày: gọi điện hoặc gặp trực tiếp, hỏi nguyên nhân và thống nhất mốc trả.
• Quá hạn trên ba mươi ngày: rà lại hợp đồng, ghi biên bản làm việc, xử lý theo thỏa thuận và quy định pháp luật.

Nhịp nhắc tiền để không phải nhắc nhiều lần

Nhắc tiền hiệu quả không nằm ở việc nhắc nhiều, mà ở việc nhắc đúng thời điểm với đủ thông tin. Một tin nhắn nhắc mà thiếu mã phòng, thiếu kỳ hoặc thiếu số tiền sẽ dẫn tới một vòng hỏi đáp qua lại, mất thời gian của cả hai bên.

Nhịp thực tế gồm ba mốc. Trước hạn vài ngày, gửi bảng kê đầy đủ để người thuê kịp chuẩn bị tiền. Ngay sau hạn, nhắc một lần với đúng số còn thiếu. Khi khoản chậm kéo dài, chuyển sang trao đổi trực tiếp và ghi lại nội dung đã thống nhất.

Giữ giọng điềm đạm ở cả ba mốc. Phần lớn trường hợp chậm tiền là do quên, do lương về muộn hoặc do chưa rõ cách tính, không phải do cố tình. Cách nhắc bình tĩnh và có số liệu rõ ràng giải quyết được đa số tình huống mà không cần đến biện pháp nào khác.

Mẫu tin nhắn thông báo kỳ thu →Công cụ tính tiền điện nước và công nợ →

Tiền cọc không phải là công nợ

Tiền cọc là khoản bảo đảm, không phải khoản đã thu trước cho tiền thuê. Trộn cọc vào bảng công nợ làm số phải thu của kỳ hiện tại trông nhỏ đi, và đến lúc thanh lý thì không biết lấy gì để quyết toán.

Hãy để cọc ở một bảng riêng, ghi rõ số tiền, ngày nhận và điều kiện hoàn trả theo hợp đồng. Trong suốt thời gian thuê, bảng này gần như không thay đổi, và đó là dấu hiệu tốt.

Việc dùng cọc để cấn trừ cho khoản còn thiếu chỉ nên thực hiện khi hợp đồng có quy định và hai bên đã thống nhất bằng văn bản. Tự động trừ cọc khi người thuê chậm vài ngày là cách làm dễ dẫn tới tranh chấp và làm mất đi tác dụng bảo đảm của chính khoản cọc đó.

Chốt cuối tháng và đối chiếu với tiền thực nhận

Mỗi cuối tháng nên có một lần chốt ngắn, khoảng mười lăm phút. Cộng tổng phải thu của các kỳ trong tháng, cộng tổng đã nhận, lấy hiệu số rồi so với danh sách các phòng còn thiếu. Hai con số phải khớp; nếu lệch thì có dòng nào đó bị ghi thiếu hoặc ghi trùng.

Bước thứ hai là đối chiếu phần chuyển khoản với sao kê ngân hàng của tháng. Đây là lúc phát hiện những khoản khách đã chuyển mà bạn chưa ghi, tình huống gây khó chịu nhất cho người thuê vì họ bị nhắc dù đã trả.

Nếu bạn dùng phần mềm quản lý nhà trọ, phần được rút ngắn chính là ba việc cơ học này: số còn thiếu tự tính theo từng kỳ, bảng tuổi nợ dựng sẵn theo ngày quá hạn, và lịch sử thanh toán nằm ngay dưới kỳ thu tương ứng. Việc quyết định nhắc ai, nhắc thế nào và xử lý ra sao vẫn thuộc về bạn.

Chào anh/chị [Tên người thuê], em gửi lại tình hình thanh toán của phòng [mã phòng]:

• Kỳ [tháng]: phải thu [số tiền], đã nhận [số tiền] ngày [ngày], còn thiếu [số tiền]
• Hạn thanh toán đã ghi trong phiếu thu: ngày [ngày]

Anh/chị sắp xếp giúp em phần còn lại, hoặc nhắn cho em một mốc thời gian dự kiến để em cập nhật theo dõi. Nếu anh/chị đã chuyển khoản mà em chưa ghi nhận, nhờ anh/chị gửi lại ảnh giao dịch để em đối chiếu ngay. Cảm ơn anh/chị.