Mẫu Excel quản lý nhà trọ: tải về, thiết lập trong hai mươi phút và dùng được ngay tháng này

File tải về gồm những gì

Mẫu là một file bảng tính duy nhất, mở được bằng Excel trên máy tính hoặc tải lên Google Sheets nếu bạn muốn dùng trên điện thoại. Không có macro, không cần cài thêm gì, không yêu cầu phiên bản Excel mới.

Bên trong có năm sheet, chia theo loại dữ liệu chứ không chia theo phòng hay theo tháng. Mỗi sheet đã có sẵn vài dòng dữ liệu minh hoạ để bạn thấy cách nhập; xóa các dòng đó đi khi bắt đầu nhập số thật, nhưng giữ lại dòng tiêu đề.

Các số tiền và đơn giá trong dữ liệu minh hoạ chỉ để trình bày. Đơn giá điện nước thật bạn lấy theo bảng giá đang áp dụng tại cơ sở của mình và đã ghi trong hợp đồng.

• Hướng dẫn: cách dùng nhanh theo năm bước và quy ước màu của các ô công thức.
• Phòng: mã phòng, tên phòng, tầng hoặc khu, giá thuê, trạng thái, tiền cọc, số người ở.
• Người thuê: mỗi hợp đồng đang hiệu lực một dòng, gồm mã hợp đồng, mã phòng, họ tên, liên hệ, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, tiền cọc và ngày nhắc gia hạn.
• Kỳ thu: một phòng trong một tháng là một dòng, gồm tiền phòng, chỉ số điện nước cũ và mới, đơn giá, khoản khác, số đã nhận và số còn thiếu.
• Tổng quan: các chỉ số tổng hợp lấy từ sheet Phòng và Kỳ thu, chỉ chứa công thức, không nhập tay.

Tải mẫu Excel quản lý nhà trọ →

Thiết lập lần đầu trong khoảng hai mươi phút

Việc thiết lập chỉ làm một lần cho cả dãy trọ. Thứ tự dưới đây quan trọng, vì các sheet sau lấy dữ liệu từ các sheet trước, đặc biệt là danh sách mã phòng.

Đừng cố nhập hết lịch sử cũ trong lần đầu. Nhập những gì đang còn hiệu lực là đủ để file chạy được ngay tháng này; lịch sử cũ nếu cần thì bổ sung dần vào lúc rảnh.

1. Mở sheet Hướng dẫn, đọc một lượt để nắm thứ tự nhập và các cột là công thức.
2. Vào sheet Phòng, xóa dữ liệu minh hoạ, nhập danh sách phòng thật với mã cố định.
3. Điền giá thuê và tiền cọc cho từng phòng, đúng theo hợp đồng đang áp dụng.
4. Sang sheet Người thuê, nhập người đang ở và các hợp đồng còn hiệu lực.
5. Vào sheet Kỳ thu, nhập chỉ số điện nước của lần chốt gần nhất làm mốc khởi đầu.
6. Điền đơn giá điện, đơn giá nước vào cột đơn giá của từng dòng ở sheet Kỳ thu; phí dịch vụ ghi ở cột Khoản khác.
7. Mở sheet Tổng quan kiểm tra các con số đã hiện ra hợp lý, rồi lưu file với tên mới.

Sheet Phòng và Người thuê: nền của mọi thứ còn lại

Sheet Phòng là nơi bạn đặt mã phòng, và mọi sheet khác tham chiếu lại đúng mã đó. Mã gõ sai hoặc đổi giữa chừng là nguyên nhân số một khiến các dòng không khớp nhau. Hãy dành thêm một phút kiểm tra danh sách này trước khi đi tiếp, và sau đó giữ nguyên mã.

Mã phòng nên ngắn, không dấu, không khoảng trắng và có quy luật theo tầng, ví dụ P101 đến P105 cho tầng một, P201 trở đi cho tầng hai. Quan trọng nhất là sau khi đặt xong thì không đổi nữa, vì mọi liên kết trong file đều dựa vào nó.

Sheet Người thuê ghi ai đang ở phòng nào, số người và thông tin liên hệ. Khi có người chuyển đi, đừng xóa dòng cũ. Hãy điền ngày kết thúc rồi thêm một dòng mới cho người mới; nhờ vậy bạn giữ được lịch sử ai đã ở phòng nào trong giai đoạn nào.

Sheet Kỳ thu: nhập chỉ số, mức dùng tự hiện ra

Mỗi dòng trong sheet Kỳ thu là một lần chốt của một phòng trong một tháng. Bạn nhập tháng thu, mã phòng, chỉ số điện cũ và mới, chỉ số nước cũ và mới cùng đơn giá đang áp dụng. Chỉ số cũ chép từ chỉ số mới của kỳ liền trước, nên khi nhập kỳ mới hãy nhìn lên dòng của chính phòng đó ở tháng trước thay vì nhớ theo trí nhớ.

Các cột tiền điện, tiền nước, tổng phải thu và còn thiếu đã có công thức sẵn, không nên gõ đè lên. Nếu lỡ gõ đè, cách khôi phục là sao chép công thức từ dòng phía trên xuống.

Sau khi nhập xong cả dãy, hãy nhìn lướt một lượt cột tiền điện và tiền nước trước khi gửi kỳ thu. Số nào âm hoặc tăng vọt so với kỳ trước thì dừng lại kiểm tra ảnh công tơ trước khi số đó thành tiền.

• Chỉ nhập vào các cột dữ liệu; bốn cột tiền điện, tiền nước, tổng phải thu và còn thiếu là công thức, đừng gõ đè.
• Kỳ ghi theo định dạng 2026-08, giống nhau ở mọi sheet.
• Ghi ngày chốt thật, kể cả khi lệch một hai ngày so với lịch dự kiến.
• Số liệu trông bất thường là dấu hiệu cần kiểm tra lại dữ liệu nguồn, không phải lỗi của công thức.

Cột đã nhận và còn thiếu: nơi công nợ hình thành

Sheet Kỳ thu là nơi một phòng trong một tháng thành một dòng. Bạn nhập tháng thu, mã phòng, tiền phòng, chỉ số điện nước cũ và mới cùng đơn giá đang áp dụng; cột tiền điện, tiền nước và tổng phải thu do công thức tính. Các khoản phát sinh như phí gửi xe, phí rác hay sửa chữa gộp vào cột khoản khác và ghi rõ nội dung ở cột ghi chú.

Tiền đã thu được ghi ngay trên dòng kỳ thu đó, ở cột đã nhận. Đây cũng là chỗ dễ mất dấu nhất: khi người thuê trả làm nhiều lần, nhiều người chỉ sửa con số trong ô đã nhận và không lưu lại từng lần. Cách giữ dấu trong phạm vi một file Excel là ghi chi tiết từng lần vào cột ghi chú theo dạng ngày và số tiền, ví dụ 05/08 nhận 2.000.000, 12/08 nhận 1.113.500.

Cột còn thiếu được tính bằng tổng phải thu trừ đã nhận ngay trên dòng đó, nên bạn không phải tính nhẩm. Đổi lại, mẫu Excel này không có sổ lịch sử thanh toán riêng: cột đã nhận chỉ giữ con số cộng dồn. Với vài phòng thì ghi chú từng lần là đủ; khi số phòng nhiều và khách hay trả làm nhiều đợt, đây chính là giới hạn đầu tiên bạn chạm phải.

Sheet Tổng quan: các con số nên nhìn mỗi cuối tháng

Tổng quan không phải để trang trí. Nó trả lời bốn câu hỏi mà một chủ trọ cần biết mỗi cuối tháng: đang có bao nhiêu phòng trống, tháng này dự kiến thu bao nhiêu, thực tế đã nhận bao nhiêu, và những phòng nào còn thiếu.

Sheet này chỉ chứa công thức, không nhập tay. Nếu một con số trông sai, nguyên nhân gần như luôn nằm ở dữ liệu nguồn chứ không ở đây: thường là một dòng thiếu mã phòng, một kỳ ghi sai định dạng, hoặc một khoản thanh toán chưa được nhập.

Thêm một thói quen nhỏ đáng giá: cuối mỗi tháng, so tổng đã nhận trên sheet này với tổng tiền thực nhận qua tài khoản và tiền mặt. Hai con số khớp nhau nghĩa là tháng đó không có khoản nào bị bỏ sót.

Tùy biến mà không làm hỏng công thức

Mẫu được dựng để bạn sửa, không phải để dùng nguyên xi. Nhưng có vài chỗ nếu động vào sai cách thì công thức sẽ đứt mà không báo lỗi, và bạn chỉ phát hiện ra vài tháng sau.

Nguyên tắc an toàn là thêm cột ở bên phải cùng, thêm dòng ở dưới cùng của vùng bảng, và không bao giờ gộp ô trong vùng dữ liệu. Nếu cần bỏ một cột đang có công thức tham chiếu tới, hãy ẩn nó đi thay vì xóa.

Trước khi làm thay đổi lớn, lưu một bản sao với tên có ngày. Đây là cách phục hồi rẻ nhất và cũng là cách duy nhất nếu file của bạn đang nằm trên máy tính chứ không phải trên dịch vụ có lịch sử phiên bản.

• Thêm cột mới ở bên phải cùng, không chèn vào giữa các cột đang có công thức.
• Thêm phòng mới ở sheet Phòng trước, rồi mới dùng ở các sheet khác.
• Không gộp ô, không để dòng trống ở giữa vùng dữ liệu.
• Ẩn cột thay vì xóa nếu cột đó đang được công thức tham chiếu.
• Lưu một bản sao có ngày trước mỗi lần sửa cấu trúc.

Khi file bắt đầu nặng tay

Mẫu này chạy tốt trong phạm vi một dãy trọ vài chục phòng và vài năm dữ liệu. Vượt quá đó, thứ chậm lại thường không phải tốc độ mở file mà là tốc độ của bạn: nhập chỉ số cho bốn mươi phòng mỗi tháng, gửi bốn mươi phiếu thu, đối chiếu bốn mươi dòng thanh toán, tất cả bằng tay.

Một dấu hiệu khác là khi bạn có nhiều hơn một cơ sở. File Excel xử lý được, nhưng mọi công thức tổng hợp phải nhân đôi và việc so sánh giữa các cơ sở trở thành một sheet riêng cần bảo trì.

Ở quy mô đó, phần mềm quản lý nhà trọ rút ngắn chủ yếu ba khâu lặp lại: tạo phiếu thu hàng loạt cho cả dãy, giữ liên kết giữa thanh toán và kỳ thu để số còn thiếu không phải sửa tay, và xuất lại ra Excel khi bạn cần một bản để lưu hoặc để đối chiếu. Còn cấu trúc dữ liệu thì vẫn đúng như mẫu này, nên những gì bạn làm quen ở đây không mất đi.

Excel đủ đến khi nào và chuyển dần ra sao →Công cụ tính tiền điện nước và công nợ →

Chào anh/chị [Tên người thuê], em xác nhận đã nhận [số tiền] của phòng [mã phòng] vào ngày [ngày], hình thức [chuyển khoản/tiền mặt].

• Kỳ thu tháng [tháng]: tổng phải thu [số tiền]
• Đã nhận đến hiện tại: [số tiền]
• Còn thiếu: [số tiền]

Em đã ghi vào sổ theo dõi. Anh/chị cần em gửi lại bảng kê chi tiết của kỳ này thì nhắn em nhé. Cảm ơn anh/chị.