Trong bài này · 7 mục
Tiền cọc phòng trọ dùng để làm gì?
Tiền cọc bảo đảm rằng người thuê sẽ thực hiện đúng hợp đồng: trả tiền đủ, giữ gìn tài sản và báo trước khi trả phòng. Khi hợp đồng kết thúc suôn sẻ, cọc được hoàn lại hoặc trừ vào các khoản người thuê còn phải trả, theo đúng thỏa thuận.
Bộ luật Dân sự 2015 có quy định chung về đặt cọc (Điều 328), và cho phép các bên thỏa thuận khác. Vì thế trong thực tế, thứ quyết định cọc được xử lý ra sao chính là những gì hai bên đã ghi trong hợp đồng thuê. Hợp đồng càng rõ, lúc trả phòng càng ít phải tranh luận.
Nên nhận cọc bao nhiêu?
Không có mức bắt buộc. Nhiều nhà trọ nhận cọc bằng một tháng tiền phòng, vì con số này đủ để bù một kỳ điện nước cuối và hư hỏng nhỏ mà không làm khách mới ngại vào ở.
Có thể cân nhắc nhận nhiều hơn khi phòng có nhiều đồ đạc giá trị, khi thuê ngắn hạn, hoặc khi khách muốn giữ phòng trước vài tuần. Dù nhận bao nhiêu, hãy ghi rõ số tiền bằng số và bằng chữ, ngày nhận và hình thức nhận trong hợp đồng, và đưa lại cho khách một bản.
Hợp đồng nên ghi gì về tiền cọc?
Hợp đồng nên có đủ năm điều về tiền cọc: số tiền, mục đích, các khoản được trừ, điều kiện mất cọc và thời hạn hoàn cọc. Thiếu điều nào, lúc trả phòng hai bên sẽ phải thương lượng lại đúng điều đó.
- Số tiền và ngày nhận, kèm cách nhận (tiền mặt hay chuyển khoản).
- Cọc bảo đảm cho việc gì: trả tiền đủ, giữ gìn tài sản, báo trước khi trả phòng.
- Khoản được trừ khi trả phòng: điện nước chưa thanh toán, tiền phòng còn thiếu, hư hỏng đã ghi nhận so với biên bản bàn giao.
- Thời hạn báo trước khi muốn trả phòng, và cọc được xử lý thế nào nếu không báo đủ.
- Thời hạn và cách hoàn cọc, ví dụ trong 3 ngày kể từ ngày bàn giao, chuyển vào tài khoản người thuê chỉ định.
Nếu đang dùng mẫu hợp đồng thuê phòng trọ, phần cọc đã có chỗ để điền các ý này. Đừng để trống hoặc chỉ ghi “theo thỏa thuận”.
Ghi sổ tiền cọc thế nào cho khỏi lẫn?
Tiền cọc nên nằm trong một cột hoặc một sổ riêng, không cộng vào doanh thu tháng và không tính là công nợ. Đây là tiền của người thuê mà bạn đang giữ, sẽ phải hoàn hoặc đối trừ khi hợp đồng kết thúc.
Lẫn cọc vào doanh thu gây ra hai lỗi hay gặp. Thứ nhất, tháng nhận khách mới trông như thu được nhiều tiền, tháng trả phòng trông như lỗ. Thứ hai, khi khách chậm trả tiền phòng, có người tự cấn vào cọc cho xong, rồi đến lúc trả phòng không còn gì để đối trừ hư hỏng. Bài cách quản lý công nợ nhà trọ giải thích vì sao nên theo dõi khoản chậm trả như công nợ, còn cọc để nguyên đến lúc quyết toán.
Tách riêng cũng giúp khi tính thuế: tiền cọc không tính vào doanh thu tính thuế nếu bạn còn phải hoàn, chỉ phần cọc giữ lại vì người thuê vi phạm hợp đồng mới cộng vào doanh thu.
Khi khách trả phòng: đối trừ theo thứ tự nào?
Thứ tự an toàn là: chốt chỉ số và kiểm tra hiện trạng trước, cộng đủ mọi khoản còn phải thu sau, rồi mới đối trừ vào tiền cọc để ra số phải hoàn hoặc phải thu thêm. Làm ngược lại, ví dụ hứa hoàn cọc trước rồi mới kiểm phòng, dễ dẫn tới phải đòi lại tiền đã trả.
- Chốt chỉ số điện nước vào ngày trả phòng, chụp ảnh công tơ.
- Đi kiểm phòng cùng người thuê, đối chiếu với biên bản bàn giao lúc nhận phòng; hư hỏng nào có thì ghi lại, chụp ảnh.
- Cộng các khoản còn phải thu: điện nước đến ngày trả, tiền phòng còn thiếu (nếu có), chi phí sửa hư hỏng có căn cứ.
- Tính phần tiền phòng của những ngày không ở, nếu hợp đồng cho hoàn. Cách tính lẻ ngày có ở bài thu tiền phòng đầu tháng hay cuối tháng.
- Đối trừ với tiền cọc, gửi bảng quyết toán cho người thuê, hai bên ký biên bản thanh lý rồi hoàn tiền.
Hao mòn tự nhiên sau thời gian ở, như tường ố nhẹ hay sàn trầy do dùng bình thường, thường không phải là hư hỏng để trừ cọc. Nếu định trừ khoản nào, hãy có ảnh lúc nhận và lúc trả để so, cùng hoá đơn hoặc báo giá sửa.
Khách trả phòng trước hạn thì xử lý cọc thế nào?
Làm theo điều khoản trả phòng trước hạn trong hợp đồng. Thông thường, khách báo trước đủ thời hạn thì được quyết toán và hoàn cọc như bình thường; không báo đủ thì có thể mất một phần hoặc toàn bộ cọc, tùy điều đã ký.
Nếu hợp đồng chưa có điều khoản này, đừng tự quyết giữ cọc. Hãy trao đổi và ghi lại thỏa thuận bằng văn bản ngay khi khách báo trả phòng. Nhiều chủ trọ chọn cách linh hoạt: nếu khách giới thiệu được người thuê mới vào ở ngay, cọc vẫn được hoàn đủ, vì phòng không bị trống ngày nào.
Khi có tranh chấp về tiền cọc
Giữ bình tĩnh và giữ chứng từ. Những thứ giúp bạn giải thích được một khoản trừ cọc là hợp đồng, biên bản bàn giao lúc nhận và lúc trả, ảnh hiện trạng, ảnh công tơ, hoá đơn sửa chữa và tin nhắn trao đổi.
Không nên giữ đồ đạc của người thuê để ép trả tiền, cũng không nên khoá cửa phòng khi chưa thống nhất xong. Khi hai bên không thống nhất được, hãy nhờ người có chuyên môn pháp lý hoặc hòa giải tại địa phương. Bảng quyết toán rõ ràng từng dòng thường giải quyết được phần lớn trường hợp trước khi đi tới bước đó.
Trong quanlynhatro.vip, phần tất toán khi trả phòng gom chỉ số cuối, các khoản phát sinh và tiền cọc vào một bảng, tự ra số phải hoàn hoặc phải thu thêm, và xuất được ra PDF để gửi người thuê.
Ví dụ quyết toán cọc khi phòng P203 trả phòng ngày 15/10
Số liệu là minh hoạ. Phòng P203 giá 2.800.000đ/tháng, đã thu tiền phòng tháng 10 từ đầu tháng, tiền cọc 2.800.000đ. Khách báo trả phòng đúng thời hạn báo trước trong hợp đồng.
| Khoản | Cách tính | Số tiền |
|---|---|---|
| Tiền cọc đã nhận | Theo hợp đồng | 2.800.000đ |
| Tiền phòng tháng 10 đã thu thừa | 2.800.000đ ÷ 31 ngày × 16 ngày không ở (làm tròn) | 1.445.161đ |
| Tiền điện từ ngày 01 đến 15/10 | (1.420 − 1.375) × đơn giá minh hoạ 2.500đ | −112.500đ |
| Tiền nước từ ngày 01 đến 15/10 | (103 − 99) × 18.000đ | −72.000đ |
| Sửa ổ khoá bị hỏng | Theo biên bản, có ảnh và hoá đơn thợ | −150.000đ |
| Số phải hoàn cho người thuê | 2.800.000 + 1.445.161 − 112.500 − 72.000 − 150.000 | 3.910.661đ |
Việc có hoàn phần tiền phòng của những ngày không ở hay không tùy vào thỏa thuận trong hợp đồng. Nhiều hợp đồng quy định tiền phòng đã thu của tháng trả phòng không hoàn lại. Hãy làm đúng điều đã ghi, và nếu hợp đồng chưa ghi thì thống nhất với người thuê trước khi quyết toán.
Gửi bảng quyết toán trước khi hoàn cọc
Chào anh/chị [Tên người thuê], em gửi bảng quyết toán khi trả phòng [mã phòng] ngày [ngày]: • Tiền cọc đã nhận: [số tiền] • Tiền điện, nước đến ngày trả: [số tiền] • Khoản khác (nếu có, kèm ảnh): [số tiền] • Số hoàn lại cho anh/chị: [số tiền] Anh/chị kiểm tra giúp em. Nếu đồng ý, em chuyển khoản vào tài khoản [số tài khoản] trong ngày [ngày]. Có khoản nào chưa rõ, anh/chị nhắn em để em gửi ảnh và biên bản đối chiếu.
Làm ngay sau khi đọc
- Mở hợp đồng mẫu của bạn, kiểm tra đã có đủ: số tiền cọc, khoản được trừ, thời hạn báo trước, thời hạn hoàn cọc.
- Tách tiền cọc khỏi sổ doanh thu; ghi riêng theo từng phòng.
- Với khách sắp trả phòng, lấy biên bản bàn giao lúc nhận phòng ra trước để đối chiếu.
Cơ sở tham chiếu
Tóm tắt dưới đây nhằm giúp chủ trọ tổ chức giấy tờ, không thay thế tư vấn pháp lý. Với tranh chấp cụ thể, hãy nhờ người có chuyên môn xem hợp đồng và chứng từ của bạn.
- Bộ luật Dân sự 2015, Điều 328 (Đặt cọc)
- Quy định chung về đặt cọc để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng, và hệ quả khi một bên từ chối thực hiện; các bên được thỏa thuận khác.
- Hợp đồng thuê giữa hai bên
- Căn cứ trực tiếp cho số tiền cọc, khoản được trừ, thời hạn báo trước và thời hạn hoàn cọc.
Các bước trong bài đều làm được bằng sổ hoặc Excel. Khi số phòng tăng và việc đối chiếu bắt đầu mất thời gian, phần mềm giúp rút ngắn phần ghi chép và tính toán lặp lại.