Người thuê chậm trả tiền hoặc bỏ đi: xử lý đúng cách và việc tuyệt đối không nên làm

Bước đầu tiên: xác định đúng số tiền và căn cứ

Trước khi nhắn một câu nào, hãy mở lại kỳ thu và xác định: khoản này thuộc tháng nào, gồm những gì, người thuê đã trả bao nhiêu và trả vào ngày nào. Nhắc sai số một lần là mất thế trong toàn bộ cuộc trao đổi sau đó.

Nếu người thuê đã trả từng phần, đừng ghi chung là đã thu một phần. Ghi từng lần nhận với ngày và số tiền, để số còn thiếu luôn tự khớp và hai bên nói cùng một con số.

Ba mốc nhắc và cách nhắn ở mỗi mốc

Mốc thứ nhất là trước hạn: gửi kỳ thu đầy đủ, đủ sớm để người thuê thu xếp. Đây là bước phòng ngừa rẻ nhất và bị bỏ qua nhiều nhất.

Mốc thứ hai là ngay sau hạn: nhắc ngắn, nêu đúng số còn thiếu, hỏi thời điểm dự kiến thanh toán. Giọng vẫn bình thường, vì phần lớn trường hợp chỉ là quên.

Mốc thứ ba là khi đã qua vài ngày mà chưa có phản hồi: chuyển sang trao đổi trực tiếp, thống nhất một mốc thanh toán cụ thể và ghi lại nội dung đã thống nhất.

1. Gửi kỳ thu trước hạn, tách rõ từng khoản và ghi hạn thanh toán.
2. Sau hạn một ngày, nhắn nhắc kèm đúng số còn thiếu và mời phản hồi nếu có vướng mắc.
3. Không có phản hồi thì gọi điện hoặc gặp trực tiếp, hỏi rõ lý do và khả năng chi trả.
4. Thống nhất một mốc thanh toán mới, ghi lại bằng tin nhắn hoặc giấy có chữ ký hai bên.
5. Theo dõi mốc đã hẹn; đến hạn mà không thực hiện thì chuyển sang phương án theo hợp đồng.

Những việc không nên tự ý làm

Đây là phần quan trọng nhất của bài. Khi bực, nhiều chủ trọ chọn cách gây sức ép trực tiếp vì thấy nhanh. Nhưng các cách đó có thể khiến bạn từ bên bị nợ trở thành bên vi phạm, và khi sự việc được xem xét thì phần sai lại thuộc về bạn.

Nguyên tắc chung: hợp đồng cho bạn quyền đòi tiền và quyền chấm dứt theo điều kiện đã thỏa thuận, chứ không cho bạn quyền tự thực hiện biện pháp cưỡng chế đối với người khác hay tài sản của họ.

• Tự ý cắt điện, cắt nước để ép người thuê trả tiền.
• Thay khóa, khóa trái cửa hoặc không cho người thuê vào phòng.
• Giữ đồ đạc, giấy tờ tùy thân, xe của người thuê làm vật bảo đảm.
• Đưa hình ảnh, thông tin cá nhân hoặc chuyện nợ nần của người thuê lên mạng xã hội.
• Nhờ người ngoài đến gây sức ép, đe dọa dưới bất kỳ hình thức nào.
• Tự ý dọn đồ ra khỏi phòng khi chưa có thỏa thuận hoặc chưa theo đúng trình tự.

Thương lượng và lập văn bản

Phần lớn trường hợp chậm tiền kết thúc bằng thương lượng, không phải bằng thủ tục. Điều làm cho thương lượng có giá trị là nó được ghi lại: số tiền còn thiếu tính đến ngày nào, cam kết trả vào lúc nào, trả một lần hay nhiều lần.

Một tờ giấy ngắn có chữ ký hai bên, hoặc một tin nhắn xác nhận lại nội dung đã nói, đủ để tránh chuyện sau này mỗi bên nhớ một kiểu. Nếu người thuê gặp khó khăn thật, việc chia nhỏ khoản trả thường hiệu quả hơn là ép trả một lần rồi không thu được gì.

Khi người thuê rời đi và để lại đồ

Tình huống khó nhất là khách đi không báo, còn nợ tiền và để lại đồ trong phòng. Phản xạ thường gặp là dọn hết đồ ra để cho thuê phòng mới, nhưng làm vậy khi chưa có căn cứ dễ dẫn tới tranh chấp về tài sản.

Cách an toàn hơn: liên hệ người thuê qua mọi kênh có được và lưu lại bằng chứng đã liên hệ; chụp ảnh hiện trạng phòng và toàn bộ đồ để lại; mời người làm chứng, có thể là người ở phòng bên cạnh hoặc đại diện tổ dân phố; lập biên bản ghi rõ ngày giờ, tình trạng phòng và danh mục đồ. Sau đó liên hệ chính quyền địa phương để được hướng dẫn trình tự xử lý phù hợp.

1. Liên hệ người thuê qua điện thoại, tin nhắn và người thân nếu có, lưu lại bằng chứng.
2. Chụp ảnh và quay video hiện trạng phòng cùng toàn bộ đồ để lại, ghi rõ ngày giờ.
3. Mời ít nhất một người làm chứng khi mở phòng.
4. Lập biên bản có chữ ký người làm chứng, kèm danh mục đồ đạc.
5. Liên hệ công an hoặc chính quyền địa phương để được hướng dẫn trình tự tiếp theo.
6. Bảo quản đồ ở nơi an toàn cho tới khi có hướng xử lý, không tự ý bán hoặc bỏ đi.

Chấm dứt hợp đồng và quyết toán tiền cọc

Khi đã đi đến bước chấm dứt, hãy làm theo đúng điều kiện đã ghi trong hợp đồng: căn cứ chấm dứt, thời gian báo trước, cách xử lý cọc. Đây chính là lý do một hợp đồng viết rõ từ đầu có giá trị hơn mọi biện pháp mạnh về sau.

Quyết toán cọc cần dựa trên căn cứ có thật: chỉ số điện nước lần cuối, hiện trạng phòng đối chiếu với ảnh lúc bàn giao, các khoản còn thiếu theo từng kỳ. Ghi thành một bảng, gửi cho người thuê, rồi mới trừ và hoàn phần còn lại.

Mẫu biên bản bàn giao phòng →Mẫu tin nhắn thông báo kỳ thu →

Phòng ngừa vẫn hơn xử lý

Nhìn lại các vụ chậm tiền kéo dài, phần lớn đều có chung vài dấu hiệu từ sớm: hợp đồng sơ sài, không chốt chỉ số lúc bàn giao, kỳ thu gửi muộn hoặc không tách khoản, và tiền nhận không được ghi theo từng lần.

Khắc phục bốn điểm đó không ngăn được mọi trường hợp, nhưng làm cho phần lớn tình huống dừng lại ở mức trao đổi bình thường thay vì thành tranh chấp.

Chào anh/chị [Tên người thuê], em kiểm tra kỳ thu tháng [tháng] của phòng [mã phòng]:

• Tổng phải thu: [số tiền]
• Đã nhận ngày [ngày]: [số tiền]
• Còn lại: [số tiền]

Anh/chị cho em xin thời gian dự kiến thanh toán phần còn lại để em cập nhật theo dõi. Nếu có khoản nào cần đối chiếu, anh/chị nhắn em gửi lại chi tiết kỳ thu kèm chỉ số điện nước. Trường hợp đang khó khăn, anh/chị trao đổi với em để hai bên thống nhất cách chia nhỏ khoản trả. Cảm ơn anh/chị.