Kê khai thuế nhà trọ bằng HTKK: 8 bước từ cài phần mềm đến nộp tờ khai

HTKK là gì và khi nào chủ trọ nên dùng?

HTKK là phần mềm hỗ trợ kê khai thuế miễn phí do ngành thuế phát hành, cài trên máy tính, và là lựa chọn hợp lý khi bạn chưa có chữ ký số: lập tờ khai tại nhà, xuất file XML rồi mang đến cơ quan thuế nộp.

Bài này dành cho chủ trọ đã biết mình phải kê khai trong kỳ này. Nếu chưa chắc, hãy kiểm tra kỳ này bạn đã phải kê khai chưa và hạn nộp trước, rồi quay lại đây làm từng bước.

Làm xong 8 bước, bạn có trong tay ba thứ: một file XML là tờ khai điện tử, biên nhận cơ quan thuế đã tiếp nhận tờ khai, và chứng từ nộp tiền thuế. Lần đầu thường mất trọn một buổi vì phải tải, cài và làm quen giao diện. Từ kỳ sau, nếu số liệu đã có sẵn, phần lớn thời gian chỉ còn là gõ số và kiểm tra.

HTKK không chỉ dành cho người chưa có chữ ký số. Khi đã có chữ ký số, bạn vẫn lập tờ khai trên HTKK như bình thường, rồi tải file XML lên cổng thuế điện tử thay vì mang đến quầy.

Cần chuẩn bị gì trước khi cài HTKK?

Trước khi cài, bạn cần một máy tính chạy Windows, mã số thuế, và bảng doanh thu thực nhận của từng tháng trong kỳ cần khai, gồm tiền phòng, điện, nước và phí dịch vụ; thêm một USB nếu định mang file đến nộp tại quầy.

Cần có	Ghi chú
Bộ cài HTKK bản mới nhất	Tải từ trang thông tin chính thức của ngành thuế, mục phần mềm hỗ trợ kê khai
Java trên máy	HTKK chạy trên nền Java; máy báo thiếu thì cài Java từ trang chính thức java.com
Mã số thuế	Hoặc số định danh cá nhân đang dùng thay mã số thuế
Doanh thu thực nhận từng tháng	Tách theo tháng của kỳ khai, kèm doanh thu cộng dồn từ 01/01
USB (tuỳ chọn)	Để chép file XML mang đến cơ quan thuế

Việc tốn thời gian nhất thường không phải cài phần mềm mà là gom đủ số tiền đã thu của từng tháng. Nếu bạn đã lập phiếu thu trên phần mềm quản lý nhà trọ, mở báo cáo doanh thu theo tháng, lấy số đã thu của các tháng trong kỳ rồi gõ vào HTKK, không phải cộng tay từ tin nhắn chuyển khoản. Báo cáo này xuất được ra Excel để lưu kèm hồ sơ, và phiếu thu tách từng khoản giúp bạn biết trong mỗi tháng bao nhiêu là tiền phòng, bao nhiêu là điện nước. Xem các màn hình này ở trang tính năng.

Bước 1–2: Cài đặt và mở HTKK

Tải bộ cài HTKK bản mới nhất từ trang của ngành thuế, cài Java trước nếu máy chưa có, chạy bộ cài theo hướng dẫn trên màn hình, rồi mở phần mềm và nhập mã số thuế để vào màn hình làm việc.

Bước 1: tải và cài phần mềm.

1. Vào trang thông tin điện tử của ngành thuế, tìm mục phần mềm hỗ trợ kê khai và tải bộ cài HTKK có ngày phát hành gần nhất.
2. Nếu máy chưa có Java, cài Java trước để tránh lỗi khi mở phần mềm.
3. Chạy bộ cài HTKK, giữ thư mục cài đặt mặc định và bấm tiếp cho đến khi hoàn tất.

Bước 2: mở HTKK và khai báo người nộp thuế.

1. Mở HTKK từ biểu tượng trên màn hình.
2. Nhập mã số thuế của bạn. Lần đầu, phần mềm yêu cầu điền thông tin người nộp thuế như họ tên, địa chỉ; điền đúng như trên giấy tờ đã đăng ký với cơ quan thuế.
3. Kiểm tra lại mã số thuế trước khi đi tiếp, vì mọi tờ khai lập sau đó đều gắn với mã này.

Ngành thuế cập nhật HTKK nhiều lần trong năm, nhất là khi có mẫu tờ khai mới. Riêng năm 2026 đã có nhiều bản nâng cấp để đưa các mẫu mới của hộ, cá nhân kinh doanh vào phần mềm. Vì vậy, đầu mỗi kỳ khai, hãy kiểm tra trên trang chính thức xem đã có bản mới hơn bản bạn đang dùng chưa.

Bước 3–5: Chọn mẫu tờ khai, kỳ khai và nhập doanh thu

Trong menu tờ khai, chọn mẫu đúng với tư cách của bạn (01/BĐS nếu là cá nhân cho thuê, 01/CNKD nếu là hộ kinh doanh), chọn đúng kỳ và năm 2026, rồi nhập doanh thu thực nhận vào đúng ô.

Bước 3: chọn mẫu tờ khai. Mẫu 01/TTS mà nhiều chủ trọ quen dùng những năm trước đã được thay bằng mẫu mới trong năm 2026. Cá nhân cho thuê nhà tự khai dùng mẫu 01/BĐS kèm bảng kê 01/BK-BĐS; đã đăng ký hộ kinh doanh thì dùng mẫu 01/CNKD. Các mẫu này còn được sửa một lần trong năm 2026. Nếu chưa chắc, hỏi cơ quan thuế quản lý địa bàn một lần trước kỳ đầu tiên và ghi lại câu trả lời, các kỳ sau chỉ việc làm theo.

Bước 4: chọn kỳ tính thuế. Mỗi mẫu có cách chia kỳ riêng: mẫu 01/BĐS có lựa chọn 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm hoặc cả năm; tờ khai theo quý của hộ kinh doanh thì chọn Quý, số quý và năm. Chọn sai kỳ là lỗi khó sửa nhất, vì bạn sẽ phải làm tờ khai bổ sung cho kỳ đó.

Bước 5: nhập doanh thu.

1. Nhập doanh thu thực nhận của từng tháng thuộc kỳ đang khai, không nhập doanh thu của các tháng ngoài kỳ.
2. Gõ số liền, không dấu chấm, không dấu phẩy: 91800000 chứ không phải 91.800.000.
3. Tính đủ các khoản đã thu của người thuê: tiền phòng, điện, nước và phí dịch vụ. Tiền cọc còn phải hoàn thì không tính. Nếu chưa rõ khoản nào tính, xem bài khoản nào tính vào doanh thu và cách tự ước tính số thuế.
4. Để phần mềm tự cộng tổng và tự tính thuế GTGT, TNCN; không sửa tay vào các ô tự tính.

Sau khi nhập, so số thuế HTKK tính ra với con số bạn tự ước tính theo công thức ở bài thuế cho thuê nhà trọ. Nếu lệch, đừng sửa ô tự tính cho khớp. Hãy kiểm lại doanh thu từng tháng, doanh thu cộng dồn từ 01/01 và kỳ đã chọn, vì lệch thường do nhập sai ở một trong ba chỗ này.

Bước 6: Xuất file XML

Kiểm tra xong, bấm nút kết xuất XML trên thanh công cụ và lưu file vào thư mục riêng của kỳ; file này chính là tờ khai điện tử của bạn, nên hãy xuất ngay khi điền xong, đừng đóng phần mềm trước.

1. Lưu tờ khai trong HTKK, rồi bấm nút kết xuất XML (thường ghi “Kết xuất XML”).
2. Chọn thư mục của kỳ, ví dụ Thue/2026/Q4, và đặt tên file dễ nhận ra: có tên mẫu, kỳ, năm và mã số thuế. Mẫu tên file nằm trong phần ví dụ bên dưới.
3. Chép một bản ra USB nếu định nộp tại quầy; giữ một bản trên máy.
4. Nếu cơ quan thuế yêu cầu bản giấy, in tờ khai từ HTKK để mang theo cùng USB.

Tên nút có thể khác chút ít giữa các phiên bản. Nếu không thấy, tìm nút có chữ “kết xuất” trên thanh công cụ của tờ khai.

Bước 7: Nộp tờ khai và nộp tiền thuế

Chưa có chữ ký số thì mang file XML đến cơ quan thuế quản lý địa bàn để được tiếp nhận; có chữ ký số thì tải file lên cổng thuế điện tử và ký nộp. Nộp tờ khai xong, bạn vẫn phải nộp tiền thuế riêng trước hạn.

Nộp tại quầy. Mang USB có file XML và bản in (nếu có) đến bộ phận tiếp nhận của cơ quan thuế quản lý địa bàn. Cán bộ kiểm tra, tiếp nhận tờ khai và đưa bạn biên nhận. Nên hỏi luôn số tiền phải nộp và cách nộp nếu đây là lần đầu.

Tải lên cổng thuế điện tử. Nếu có chữ ký số, bạn đăng nhập cổng thuế điện tử, chọn nộp tờ khai từ file XML đã xuất, ký điện tử và nộp. Cách này không phải đến quầy và nhận xác nhận qua cổng.

Nộp tiền thuế. Nộp tờ khai không có nghĩa là đã nộp tiền. Bạn nộp tiền tại Kho bạc Nhà nước, qua ngân hàng hoặc theo hướng dẫn của cơ quan thuế, và giữ chứng từ nộp tiền. Cá nhân khai 6 tháng nộp chậm nhất ngày 31/7 (6 tháng đầu) và 31/01 năm sau (6 tháng cuối hoặc cả năm); hộ kinh doanh khai theo quý nộp chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau, ví dụ quý IV/2026 là ngày 31/01/2027. Bảng hạn đủ các kỳ nằm ở bài kê khai thuế cho thuê nhà trọ.

Bước 8: Lưu biên nhận và file XML

Lưu biên nhận tiếp nhận tờ khai, file XML và chứng từ nộp tiền vào cùng một thư mục của kỳ; bộ ba giấy tờ này là bằng chứng bạn đã khai và nộp đúng hạn khi cần đối chiếu sau này.

1. Chụp hoặc quét biên nhận ngay khi nhận, lưu vào thư mục của kỳ, ví dụ Thue/2026/Q4.
2. Đặt file XML đã nộp cạnh biên nhận. Nếu sau đó có làm tờ khai bổ sung, giữ cả file cũ lẫn file mới.
3. Lưu chứng từ nộp tiền và một ghi chú ngắn: phiên bản HTKK, mẫu tờ khai, doanh thu từng tháng, số thuế đã nộp.

Ghi chú này giúp kỳ sau bạn làm lại đúng như kỳ trước, và trả lời nhanh khi cơ quan thuế hỏi lại. Cách sắp xếp thư mục cho toàn bộ giấy tờ cho thuê có ở bài sổ sách và chứng từ chủ trọ cần giữ.

Lỗi thường gặp khi dùng HTKK

Những lỗi hay gặp nhất là HTKK không mở được vì thiếu Java, không thấy mẫu tờ khai vì dùng bản cũ, chọn nhầm mẫu hoặc nhầm kỳ, nhập doanh thu cả năm vào một kỳ, và đóng phần mềm khi chưa kết xuất file XML.

• HTKK không mở được: kiểm tra máy đã có Java chưa, cài bản Java mới nếu thiếu, thử mở bằng quyền quản trị; vẫn lỗi thì gỡ và cài lại bản HTKK mới nhất.
• Không thấy mẫu tờ khai cần dùng: bản HTKK trên máy đã cũ. Tải và cài bản mới nhất, mẫu mới sẽ xuất hiện trong menu.
• Chọn nhầm mẫu cũ hoặc nhầm kỳ: mở lại tờ khai, đối chiếu tên mẫu và kỳ với ghi chú đã hỏi cơ quan thuế trước khi xuất file.
• Nhập cả năm vào một kỳ: tờ khai chỉ nhận doanh thu của các tháng thuộc kỳ đó; doanh thu cộng dồn chỉ dùng để đối chiếu ngưỡng.
• Gõ số có dấu phân cách: 91.800.000 có thể bị hiểu sai hoặc báo lỗi. Gõ số liền.
• Quên kết xuất XML: đóng phần mềm khi chưa xuất file là phải mở lại từ đầu. Xuất ngay sau khi kiểm tra.
• Nộp tờ khai nhưng quên nộp tiền: hai việc là hai bước riêng, cả hai đều có hạn.

HTKK hay nộp qua mạng: chọn thế nào?

Chọn HTKK và nộp tại quầy nếu bạn chưa có chữ ký số hoặc muốn có cán bộ xem giúp khi nộp; khi đã khai đều đặn mỗi kỳ và có chữ ký số hoặc mã OTP, nộp qua cổng thuế điện tử giúp bạn không phải đến quầy.

Tiêu chí	HTKK, nộp tại quầy	Nộp qua cổng thuế điện tử
Cài phần mềm	Có, cài HTKK trên máy tính	Không bắt buộc
Ký điện tử	Không cần	Cần chữ ký số hoặc mã OTP
Phải đến quầy	Có, mang file XML đến cơ quan thuế	Không

Nhiều chủ trọ đi theo lộ trình: kỳ đầu dùng HTKK và nộp tại quầy để hỏi được cán bộ, các kỳ sau chuyển sang nộp qua mạng khi đã quen. Dù chọn kênh nào, hãy dùng ổn định qua các kỳ để giấy tờ không nằm rải rác. So sánh đầy đủ các kênh nộp có ở bài kê khai thuế cho thuê nhà trọ.

Kỳ kê khai và hạn nộp từng kỳ →Báo cáo doanh thu theo tháng →

Tên file XML: ToKhai_[mẫu]_[kỳ]-[năm]_[mã số thuế].xml
Thư mục: Thue/[năm]/[kỳ]/

GHI CHÚ KÈM FILE
- Phiên bản HTKK đã dùng: [số phiên bản]
- Mẫu tờ khai: [tên mẫu] - Kỳ: [quý / 6 tháng / năm]
- Doanh thu từng tháng trong kỳ: [số] / [số] / [số]
- Doanh thu cộng dồn từ 01/01: [số]
- Thuế HTKK tính: GTGT [số] - TNCN [số]
- Nộp tờ khai: [tại cơ quan thuế / tải lên cổng điện tử] ngày [ngày] - Biên nhận số: [số]
- Nộp tiền: ngày [ngày] - Chứng từ số: [số]