Sổ sách và chứng từ chủ trọ cần giữ

Vì sao nên chia nhóm thay vì gom một chỗ

Một tập hồ sơ gom chung có vẻ gọn cho tới lúc bạn cần trả lời một câu hỏi cụ thể: phòng này tháng đó đã thu bao nhiêu, cọc của khách cũ đã hoàn chưa, hóa đơn điện của dãy tháng trước là bao nhiêu. Lúc đó bạn phải lật hết mọi thứ.

Khi chia theo nhóm, mỗi câu hỏi có một chỗ để tìm. Hơn nữa các nhóm có vòng đời khác nhau: hợp đồng theo phòng, phiếu thu theo kỳ, chứng từ điện nước theo tháng của cả dãy, sổ cọc theo từng khách. Ép chúng vào một trật tự chung là lý do khiến hồ sơ rối dần theo thời gian.

Nhóm một: hợp đồng và giấy tờ theo phòng

Đây là nhóm ít thay đổi nhất nhưng được dùng nhiều nhất khi có tranh chấp hoặc khi người thuê cần giấy tờ làm thủ tục. Mỗi phòng nên có hồ sơ riêng, bên trong xếp theo từng lượt thuê chứ không xếp theo thời gian chung.

Khi khách trả phòng, đóng lượt thuê đó lại và ghi ngày kết thúc lên bìa hồ sơ. Lượt thuê đã đóng vẫn có thể được hỏi lại, nhất là phần tiền cọc và tình trạng phòng lúc bàn giao.

• Hợp đồng thuê của từng lượt thuê, có đủ chữ ký hai bên.
• Phụ lục gia hạn, phụ lục điều chỉnh giá hoặc điều chỉnh người ở.
• Biên bản bàn giao khi nhận và khi trả phòng, kèm chỉ số điện nước hai thời điểm.
• Ảnh giấy tờ tùy thân của người thuê và những người cùng ở.
• Ảnh hiện trạng phòng và tài sản trong phòng.
• Kết quả đăng ký tạm trú nếu người thuê gửi lại.

Nhóm hai: phiếu thu và lịch sử thanh toán

Đây là nhóm sinh ra nhiều nhất và là nguồn số liệu chính khi tổng hợp doanh thu. Hai thứ trong nhóm này không thay thế cho nhau: phiếu thu cho biết kỳ đó phải thu bao nhiêu, lịch sử thanh toán cho biết đã nhận bao nhiêu và vào lúc nào.

Giả sử phiếu thu một phòng trong kỳ là ba triệu hai trăm nghìn đồng (số ví dụ) và khách chuyển làm hai lần. Không có lịch sử thanh toán thì bạn không giải thích được vì sao kỳ đó vẫn còn thiếu ở giữa tháng. Nguyên tắc duy nhất: mỗi lần nhận tiền là một dòng, có ngày, có hình thức, gắn đúng phòng và đúng kỳ.

• Phiếu thu từng kỳ, tách rõ tiền phòng, điện, nước và từng loại phí dịch vụ.
• Ảnh chốt chỉ số điện nước của kỳ, đặt tên theo mã phòng và tháng.
• Lịch sử thanh toán: mỗi lần nhận tiền một dòng, có ngày và hình thức.
• Ảnh chụp giao dịch chuyển khoản hoặc chữ ký xác nhận khi nhận tiền mặt.
• Ghi chú các khoản phát sinh bất thường và lý do.

Nhóm ba và nhóm bốn: điện nước và tiền cọc

Chứng từ điện nước với bên cung cấp hay bị bỏ qua vì không liên quan trực tiếp tới việc thu tiền của khách. Nhưng đây chính là chứng từ đầu vào cho phần điện nước bạn thu của người thuê. Hãy giữ theo tháng của cả dãy, mỗi tháng một mục gồm hóa đơn hoặc thông báo tiền điện, tiền nước và chứng từ thanh toán.

Tiền cọc mang bản chất bảo đảm, sẽ được hoàn lại hoặc khấu trừ khi kết thúc hợp đồng, nên không phải doanh thu và không nên nằm chung với phiếu thu. Sổ cọc nên là một bảng riêng, mỗi dòng một lượt thuê, theo dõi từ lúc nhận tới lúc tất toán.

Phần lý do khấu trừ là chỗ nên viết kỹ. Khi khấu trừ có căn cứ và có biên bản bàn giao kèm ảnh, việc trao đổi với người thuê nhẹ nhàng hơn nhiều so với khi chỉ có một con số.

Đặt tên, lưu trữ và giữ trong bao lâu

Quy tắc đặt tên tốt là quy tắc bạn còn nhớ sau một năm, càng ít thành phần càng dễ duy trì. Một cấu trúc dùng được cho gần như mọi loại tài liệu là: năm, tháng, mã phòng, loại tài liệu. Đặt năm và tháng lên trước để khi sắp xếp theo tên thì cũng chính là sắp xếp theo thời gian.

Về thời hạn giữ, pháp luật có quy định thời hạn lưu trữ đối với hồ sơ và chứng từ, và thời hạn này thay đổi theo thời kỳ cũng như theo loại tài liệu. Hãy hỏi cơ quan thuế quản lý địa bàn cho trường hợp của bạn. Nguyên tắc thực dụng trong lúc chờ câu trả lời: giữ cho tới khi chắc chắn không còn ai cần đối chiếu lại giai đoạn đó, và với bản chụp thì chi phí giữ gần như bằng không.

1. Thống nhất một cấu trúc tên: năm, tháng, mã phòng, loại tài liệu.
2. Tạo thư mục theo năm, bên trong theo tháng, bên trong nữa theo nhóm chứng từ.
3. Chụp lại mọi giấy tờ gốc ngay khi có, không để dồn.
4. Cuối tháng dành một lượt rà: đã đủ phiếu thu, ảnh chỉ số và chứng từ điện nước chưa.
5. Sao lưu thư mục sang một nơi thứ hai, tối thiểu một lần mỗi tháng.
6. Hỏi cơ quan thuế về thời hạn lưu trữ bắt buộc và ghi lại câu trả lời.

Hồ sơ thuế cũng xếp theo cách này: mỗi kỳ khai một thư mục, trong đó lưu file XML tờ khai, biên nhận và chứng từ nộp tiền cạnh nhau.

Ghi thế nào để cuối năm chỉ việc cộng

Mục tiêu của toàn bộ việc trên không phải là có một tủ hồ sơ đẹp, mà là tới cuối năm khi cần con số doanh thu, bạn mở một bảng ra và đọc, thay vì bắt đầu một cuộc điều tra.

Muốn vậy, bảng tổng hợp phải được nuôi bằng chính dữ liệu bạn tạo ra hàng ngày, chứ không phải gõ lại vào tháng cuối. Nếu dùng Excel, để sheet tổng hợp lấy dữ liệu từ sheet phiếu thu và sheet thanh toán. Nếu ghi tay, có một trang tổng hợp theo tháng và cộng vào ngay sau khi chốt kỳ.

Phần mềm quản lý nhà trọ đứng đúng ở chỗ này: vì phiếu thu và lần nhận tiền đã được nhập trong lúc vận hành, các bảng theo tháng và theo năm là kết quả tính lại từ dữ liệu đó. Nhận định chung là công sức nằm ở việc ghi đều trong tháng, còn khâu tổng hợp chỉ nặng khi những tháng trước bị bỏ trống.

Mẫu Excel quản lý nhà trọ →Checklist chốt điện nước cuối tháng →

HỒ SƠ PHÒNG: [mã phòng]
Địa chỉ: [địa chỉ đầy đủ]

LƯỢT THUÊ ĐANG MỞ
- Người thuê: [họ tên] - liên hệ: [số điện thoại]
- Số người đang ở: [số người]
- Ngày bắt đầu: [ngày] - Kết thúc theo hợp đồng: [ngày]
- Giá thuê đang áp dụng: [số tiền] - Áp dụng từ: [ngày]
- Tiền cọc đã nhận: [số tiền] - Ngày nhận: [ngày]

TÀI LIỆU ĐÃ CÓ TRONG HỒ SƠ
[ ] Hợp đồng đã ký đủ hai bên
[ ] Phụ lục (nếu có): [liệt kê]
[ ] Biên bản bàn giao nhận phòng, có chỉ số điện nước
[ ] Ảnh giấy tờ tùy thân của những người đang ở
[ ] Ảnh hiện trạng phòng lúc bàn giao
[ ] Kết quả đăng ký tạm trú

CÁC LƯỢT THUÊ ĐÃ ĐÓNG
- [họ tên] - từ [ngày] đến [ngày] - cọc tất toán ngày [ngày], khấu trừ [số tiền], lý do: [ghi rõ]