Trong bài này · 7 mục
Thu tiền phòng bằng QR gồm những bước nào?
Thu tiền phòng bằng QR gồm năm bước: lấy mã QR nhận tiền của tài khoản ngân hàng, quy ước nội dung chuyển khoản theo mã phòng và kỳ, gửi mã kèm phiếu thu, ghi nhận từng khoản tiền về vào đúng phiếu, và cuối tháng đối chiếu tổng với sao kê. Bỏ qua bước quy ước nội dung là lý do phổ biến khiến chuyển khoản lại khó quản lý hơn tiền mặt.
Bước 1: Lấy mã QR và chọn tài khoản nhận tiền
Hầu hết ứng dụng ngân hàng có mục mã QR nhận tiền cho tài khoản. Lưu ảnh mã đó, kiểm tra quét thử bằng một ứng dụng ngân hàng khác xem có ra đúng tên chủ tài khoản không.
Nếu được, dùng một tài khoản riêng cho tiền phòng. Sao kê chỉ có tiền nhà trọ thì đối soát nhanh hơn nhiều, và khi cần xem lại doanh thu cả năm, bạn không phải lọc chi tiêu cá nhân ra. Nếu có nhiều cơ sở, có thể dùng mỗi cơ sở một tài khoản.
Bước 2: Quy ước nội dung chuyển khoản
Nội dung chuyển khoản nên có mã phòng và kỳ thu, viết ngắn và không dấu, ví dụ P203 T10. Quy ước này biến việc đối soát từ đoán mò thành đọc thẳng: nhìn nội dung là biết khoản tiền của phòng nào, cho kỳ nào.
Ghi quy ước vào nội quy hoặc hợp đồng, in trên phiếu thu và nhắc trong tin nhắn gửi phiếu. Vài tháng đầu sẽ có khách quên, nhưng khi bạn luôn hỏi lại những khoản thiếu nội dung, người thuê sẽ quen.
Bước 3: Gửi mã QR kèm phiếu thu
Mã QR và thông tin tài khoản nên nằm ngay trên phiếu thu, cạnh tổng số tiền và hạn thanh toán. Người thuê mở phiếu, quét mã, nhập số tiền và nội dung theo phiếu là xong.
Mã QR nhận tiền thông thường chỉ chứa thông tin tài khoản, không chứa số tiền. Vì vậy phiếu cần ghi rõ tổng tiền và nội dung chuyển khoản. Có sẵn mẫu phiếu thu tiền phòng trọ bằng Excel có ô dán mã QR, và mẫu tin nhắn thông báo kỳ thu để gửi kèm.
Trong quanlynhatro.vip, tài khoản nhận tiền và ảnh mã QR được khai báo một lần rồi chọn cho từng hợp đồng; phiếu thu xuất PDF in sẵn mã QR, tên ngân hàng, số tài khoản và chủ tài khoản.
Bước 4: Ghi nhận từng khoản tiền về
Mỗi khoản tiền về trên sao kê là một lần ghi nhận riêng vào phiếu của phòng đó, kèm ngày và số tiền. Khách trả làm hai lần thì ghi hai lần; phần còn thiếu là tổng phiếu trừ các lần đã nhận.
Không đánh dấu “đã thu” khi mới nhận một phần. Khoản chuyển thiếu vài trăm nghìn là thứ dễ bị quên nhất nếu chỉ có dấu tích. Cách theo dõi các khoản còn thiếu theo phòng và theo kỳ có ở cách quản lý công nợ nhà trọ.
Bước 5: Đối soát cuối tháng
Đối soát là so tổng tiền bạn đã ghi nhận trong kỳ với tổng tiền vào trên sao kê cùng khoảng thời gian. Hai tổng khớp nhau thì danh sách phòng còn thiếu là đáng tin; lệch nhau thì còn giao dịch chưa ghi hoặc ghi nhầm.
- Tải sao kê của tài khoản thu tiền phòng cho khoảng thời gian của kỳ.
- Đánh dấu từng giao dịch đã ghi nhận vào phiếu.
- Với giao dịch chưa đánh dấu: tìm theo nội dung, rồi theo tên người chuyển, cuối cùng hỏi lại khách.
- Với phiếu chưa có giao dịch: nhắc khách, kèm số còn thiếu.
- Chốt tổng và danh sách còn thiếu trước khi lập phiếu kỳ sau.
Bảng ví dụ ở cuối bài cho thấy bốn tình huống hay gặp khi đối soát: khớp đủ, chuyển thiếu, thiếu nội dung và chuyển thừa.
Khi khách chuyển thiếu, thừa hoặc sai nội dung
- Chuyển thiếu: ghi nhận đúng số đã nhận, báo khách số còn thiếu và hỏi ngày trả phần còn lại.
- Chuyển thừa: báo khách và hỏi muốn hoàn lại hay trừ vào kỳ sau; ghi rõ lên phiếu kỳ sau.
- Sai hoặc thiếu nội dung: hỏi lại trước khi ghi nhận. Không đoán theo số tiền.
- Chuyển nhầm tài khoản khác: đây là việc giữa người thuê và ngân hàng của họ; bạn chỉ ghi nhận khi tiền đã về tài khoản của mình.
Nếu người thuê là công ty cần hoá đơn cho khoản tiền thuê, đọc thêm hoá đơn khi khách thuê là công ty. Chuyển khoản qua ngân hàng cũng là chứng từ tốt cho sổ sách của chính bạn.
Ví dụ đối soát sao kê với phiếu thu kỳ tháng 10
Số liệu minh hoạ cho bốn giao dịch đầu tháng. Cột cuối là việc cần làm sau khi đối chiếu.
| Giao dịch trên sao kê | Khớp với phiếu | Xử lý |
|---|---|---|
| 03/10 · 3.363.500đ · "P203 T10" | Phiếu P203 kỳ 10 là 3.363.500đ | Ghi nhận đủ, phiếu đã thu |
| 04/10 · 2.000.000đ · "P105 T10" | Phiếu P105 kỳ 10 là 2.951.000đ | Ghi nhận 2.000.000đ, còn thiếu 951.000đ |
| 05/10 · 3.100.000đ · "chuyen tien phong" | Không có mã phòng; tên người chuyển trùng khách P302 | Hỏi lại khách P302 trước khi ghi nhận |
| 05/10 · 2.900.000đ · "P401 T10" | Phiếu P401 kỳ 10 là 2.850.000đ | Ghi nhận đủ, báo khách thừa 50.000đ để trừ kỳ sau hoặc hoàn lại |
Giao dịch không có mã phòng nên được hỏi lại, không đoán theo số tiền. Hai phòng có thể có cùng số tiền phải trả trong một kỳ.
Gửi phiếu kèm hướng dẫn chuyển khoản
Chào anh/chị [Tên người thuê], em gửi phiếu thu kỳ tháng [tháng] của phòng [mã phòng]. Tổng thanh toán: [tổng tiền], hạn ngày [ngày]. Anh/chị quét mã QR trên phiếu hoặc chuyển khoản vào: • Ngân hàng: [tên ngân hàng] • Số tài khoản: [số tài khoản] – [chủ tài khoản] • Nội dung chuyển khoản: [mã phòng] T[tháng] (ví dụ: P203 T10) Ghi đúng nội dung giúp em ghi nhận nhanh và không nhầm phòng. Cảm ơn anh/chị.
Làm ngay sau khi đọc
- Lưu ảnh mã QR nhận tiền của tài khoản dùng để thu tiền phòng.
- Chọn quy ước nội dung chuyển khoản và ghi vào nội quy hoặc hợp đồng.
- Cuối kỳ này, đối chiếu tổng tiền đã ghi nhận với sao kê trước khi sang kỳ mới.
Các bước trong bài đều làm được bằng sổ hoặc Excel. Khi số phòng tăng và việc đối chiếu bắt đầu mất thời gian, phần mềm giúp rút ngắn phần ghi chép và tính toán lặp lại.