Cách dùng trong 5 bước
- 01Sửa dòng đầu trang: tên nhà trọ, địa chỉ, số điện thoại.
- 02Mỗi kỳ, tạo bản sao sheet Phiếu thu cho từng phòng và đặt tên theo phòng, kỳ.
- 03Nhập chỉ số cũ, chỉ số mới và đơn giá theo hợp đồng; số lượng, thành tiền, tổng tự tính.
- 04Dán ảnh mã QR nhận tiền vào khung, ghi nội dung chuyển khoản theo mã phòng và kỳ.
- 05Xuất PDF gửi người thuê; khi nhận tiền, nhập số đã nhận để thấy phần còn thiếu.
Phiếu mẫu phòng P203 kỳ tháng 10 (số liệu minh hoạ)
- Tiền phòng 2.800.000đ; điện (1.500 − 1.375) = 125 kWh × 2.500đ = 312.500đ; nước (106 − 99) = 7 m³ × 18.000đ = 126.000đ.
- Phí rác 2 người × 20.000đ, wifi 50.000đ, gửi xe 2 xe × 50.000đ: tổng phí dịch vụ 190.000đ.
- Tổng cần thanh toán 3.428.500đ, hạn 05/10; nội dung chuyển khoản: P203 T10.
Phiếu thu cần có những gì?
Một phiếu thu tiền phòng dễ đối chiếu có năm phần: thông tin phòng và kỳ thu, từng khoản kèm cách tính, tổng cần thanh toán và hạn trả, phần đã nhận và còn thiếu, và cách chuyển khoản. Mẫu này có đủ năm phần trên một trang A4.
- Mỗi khoản một dòng: tiền phòng ghi khoảng thời gian; điện nước ghi chỉ số cũ, chỉ số mới, mức dùng và đơn giá; phí dịch vụ ghi số người, số phòng hoặc số xe.
- Nợ các kỳ trước tách riêng, để người thuê thấy đâu là tiền kỳ này, đâu là khoản cũ.
- Nội dung chuyển khoản theo mã phòng và kỳ, ví dụ P203 T10, để đối soát với sao kê không phải đoán. Cách làm chi tiết ở thu tiền phòng bằng QR chuyển khoản.
Nếu chưa chắc cách chốt chỉ số và kiểm tra số bất thường trước khi lập phiếu, xem cách tính tiền điện nước phòng trọ, hoặc tính nhanh bằng công cụ tính tiền điện, nước và công nợ.
Khi Excel bắt đầu tốn thời gian
Một phiếu mỗi phòng mỗi tháng là cách làm ổn với vài phòng. Khi số phòng tăng, việc sao chép sheet, chép chỉ số cũ từ kỳ trước và dò xem phòng nào chưa có phiếu bắt đầu tốn thời gian hơn chính việc thu tiền.
Trong phần mềm quản lý nhà trọ quanlynhatro.vip, phiếu thu được tạo từ chỉ số đã nhập, tự tách từng khoản như mẫu này, in sẵn mã QR và thông tin tài khoản, xuất PDF để gửi, và nhắc phòng nào chưa có phiếu của kỳ. Gói miễn phí dùng được cho 5 phòng.