Khách thuê là công ty hoặc cần chứng từ thì xử lý thế nào

Khác biệt bắt đầu từ phía bên kia

Với khách cá nhân, giao dịch kết thúc khi tiền đã chuyển. Với khách là tổ chức, đó mới là nửa đầu. Kế toán của họ còn phải ghi khoản chi này vào sổ, và muốn ghi được thì cần chứng từ hợp lệ. Nếu không có, khoản chi đó trở thành vấn đề của họ, nên họ sẽ quay lại hỏi bạn.

Điểm bất lợi thường gặp là yêu cầu này xuất hiện muộn, sau khi hai bên đã bàn giá và ngày dọn vào. Cách tránh rất đơn giản: hỏi ngay ở lần trao đổi đầu tiên rằng bên thuê ký với tư cách cá nhân hay tư cách tổ chức, và có cần chứng từ hay không.

Bên thuê là tổ chức thường cần những gì

Mỗi doanh nghiệp có yêu cầu nội bộ khác nhau, nhưng bộ hồ sơ họ xin thường xoay quanh cùng một nhóm. Phần lớn trong đó bạn đã có sẵn nếu vẫn giữ hồ sơ đầy đủ; chỉ có phần chứng từ về khoản tiền là cần làm rõ thêm.

Hãy hỏi thẳng bên thuê danh sách họ cần ngay từ đầu và ghi lại. Danh sách này quyết định bạn phải hỏi cơ quan thuế những gì, nên hỏi một lần cho đủ sẽ tiết kiệm nhiều thời gian.

• Hợp đồng thuê ký giữa bạn và tổ chức, có đủ thông tin pháp lý của cả hai bên.
• Chứng từ về khoản tiền đã thanh toán mỗi kỳ, theo loại mà quy định hiện hành cho phép.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng, vì nhiều doanh nghiệp yêu cầu không dùng tiền mặt.
• Biên bản bàn giao phòng và danh sách người của họ đang ở.
• Bảng kê chi tiết từng khoản trong kỳ: tiền phòng, điện, nước, phí dịch vụ.
• Giấy tờ chứng minh tư cách của bạn là cá nhân cho thuê hay hộ kinh doanh.

Chủ trọ cần chuẩn bị gì

Có ba việc làm được ngay mà không cần chờ câu trả lời của cơ quan thuế. Thứ nhất là dựng bộ hồ sơ chuẩn cho hợp đồng loại này: một hợp đồng ghi đúng tên tổ chức, mã số thuế và người đại diện, thay vì mẫu dùng cho khách cá nhân.

Thứ hai là chuẩn hóa bảng kê từng kỳ. Với khách cá nhân, một tin nhắn liệt kê các khoản là đủ. Với tổ chức, nên có bảng kê in được, ghi rõ kỳ, mã phòng, từng khoản và tổng. Giả sử một kỳ gồm tiền phòng ba triệu đồng, tiền điện bốn trăm nghìn đồng và tiền nước một trăm nghìn đồng (đều là số ví dụ), bảng kê phải hiện đủ ba dòng đó chứ không chỉ một con số tổng.

Thứ ba là nhận tiền qua chuyển khoản vào một tài khoản cố định mang tên bạn hoặc tên hộ kinh doanh, để cả hai bên có bản ghi giao dịch khi cần đối chiếu.

Thỏa thuận trước trong hợp đồng

Phần lớn tranh cãi giữa chủ trọ và bên thuê là tổ chức không phải về tiền phòng, mà về việc ai chịu phần nghĩa vụ phát sinh và ai lo chứng từ. Hai chuyện này nên được viết ra trước khi ký, bằng câu chữ đơn giản.

Lưu ý quan trọng: thỏa thuận giữa hai bên không thay đổi được nghĩa vụ mà pháp luật đặt ra. Hai bên chỉ có thể thống nhất ai thực hiện và ai chịu chi phí trong phạm vi quy định cho phép. Vì vậy trước khi đưa một điều khoản kiểu này vào hợp đồng, nên hỏi cơ quan thuế xem cách ghi đó có phù hợp không.

• Giá thuê là giá đã bao gồm hay chưa bao gồm các khoản nghĩa vụ phát sinh, nói rõ bằng chữ.
• Bên nào thực hiện việc kê khai và nộp, trong phạm vi quy định cho phép thỏa thuận.
• Loại chứng từ chủ trọ sẽ cung cấp mỗi kỳ và thời điểm cung cấp.
• Hình thức thanh toán, tài khoản nhận tiền và thời hạn thanh toán của mỗi kỳ.
• Cách xử lý khi bên thuê thay người ở hoặc trả bớt phòng giữa chừng.
• Cách xử lý tiền cọc khi kết thúc, gồm điều kiện khấu trừ và thời hạn hoàn.

Khi người thuê là cá nhân nhưng vẫn cần chứng từ

Trường hợp này ngày càng phổ biến: người thuê là nhân viên của một công ty, tự ký hợp đồng và tự trả tiền, rồi mang chứng từ về xin hoàn lại. Bên thuê vẫn là cá nhân, nhưng yêu cầu chứng từ lại đến từ chính sách nội bộ nơi họ làm.

Hãy hỏi rõ họ cần loại giấy tờ nào, vì nhiều công ty chấp nhận hợp đồng thuê kèm chứng từ chuyển khoản. Nếu yêu cầu chỉ dừng ở đó, bạn không phải làm gì thêm ngoài giữ hồ sơ ngăn nắp. Nếu họ đòi loại chứng từ khác, hãy nói thẳng rằng bạn cần hỏi cơ quan thuế trước và không hứa trước khi có câu trả lời.

Khi nào phải hỏi cơ quan thuế và ghi chép đi kèm

Ranh giới rất rõ: mọi thứ liên quan tới loại chứng từ được phép xuất, cách xuất, ai xuất và nghĩa vụ đi kèm đều phải hỏi. Đây không phải chỗ để suy luận theo kinh nghiệm của người khác, vì cách xử lý phụ thuộc tư cách của bạn, quy mô doanh thu và quy định đang có hiệu lực.

Hợp đồng với tổ chức thường có nhiều phòng trong cùng một hợp đồng, một lần thanh toán cho nhiều kỳ, và danh sách người ở thay đổi theo đợt điều động. Cách xử lý gọn là vẫn ghi theo phòng như bình thường, rồi gắn các phòng đó vào cùng một bên thuê.

Phần mềm quản lý nhà trọ giúp ở chỗ này khi cho phép một hợp đồng gắn nhiều phòng và một lần thanh toán phân bổ vào nhiều kỳ, nhờ đó bảng kê gửi bên thuê được dựng lại từ dữ liệu đã có. Đây là nhận định về cách tổ chức dữ liệu, còn phần chứng từ vẫn phải theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

1. Hỏi bên thuê danh sách chứng từ họ cần và ghi lại đầy đủ.
2. Xác định rõ tư cách hiện tại của mình: cá nhân cho thuê hay hộ kinh doanh.
3. Mang danh sách đó tới cơ quan thuế quản lý địa bàn và hỏi từng mục một.
4. Hỏi luôn về nghĩa vụ phát sinh khi bên thuê là tổ chức và cách kê khai áp dụng.
5. Ghi lại câu trả lời, ngày nhận và tên bộ phận đã hướng dẫn.
6. Chỉ đưa cam kết về chứng từ vào hợp đồng sau khi đã có câu trả lời.

Mẫu hợp đồng thuê phòng trọ →Sổ sách và chứng từ chủ trọ cần giữ →

Kính gửi cơ quan thuế quản lý địa bàn,

Tôi đang cho thuê phòng trọ tại [địa chỉ] với tư cách [cá nhân cho thuê / hộ kinh doanh, mã số thuế ...]. Doanh thu cho thuê mười hai tháng gần nhất khoảng [số tiền].

Hiện có tổ chức là [tên công ty] đề nghị thuê [số phòng] phòng cho nhân sự của họ, thời hạn [thời hạn]. Bên thuê yêu cầu tôi cung cấp các chứng từ sau: [liệt kê đúng những gì bên thuê đã yêu cầu].

Tôi xin được hướng dẫn:

1. Với tư cách hiện tại, tôi được cung cấp loại chứng từ nào cho bên thuê và thực hiện theo cách nào?
2. Việc cho thuê cho tổ chức có làm phát sinh nghĩa vụ nào khác so với cho thuê cho cá nhân không?
3. Hai bên có được thỏa thuận bên thuê kê khai thay hay không, và nếu có thì ghi trong hợp đồng thế nào?
4. Tôi cần lưu giữ thêm chứng từ nào cho loại hợp đồng này?

Tôi xin cảm ơn.