Trong bài này · 6 mục
Phí dịch vụ phòng trọ gồm những khoản nào?
Phí dịch vụ phòng trọ là các khoản thu hằng tháng ngoài tiền phòng và tiền điện nước. Khoản thường gặp nhất là phí rác, wifi, gửi xe và vệ sinh khu chung; nhà có thang máy, bảo vệ hay máy giặt chung có thể có thêm các khoản tương ứng.
Không có danh sách bắt buộc. Điều quan trọng là mỗi khoản đều có trong hợp đồng, có đơn vị tính rõ ràng và có mặt trên phiếu thu dưới dạng một dòng riêng. Khoản phí nào không có trong hợp đồng thì không nên tự thêm vào phiếu.
Tính theo phòng, theo người hay theo xe?
Chọn đơn vị tính theo thứ thật sự tạo ra chi phí của khoản đó. Khoản tăng theo số người (rác, nước khi không có đồng hồ riêng) thì tính theo người; khoản gần như cố định cho mỗi phòng (wifi, vệ sinh khu chung) thì tính theo phòng; gửi xe thì tính theo xe.
| Khoản phí | Đơn vị hay dùng | Khi nào hợp lý | Điều cần lưu ý |
|---|---|---|---|
| Rác | Theo người hoặc theo phòng | Theo người khi số người mỗi phòng chênh nhau nhiều | Cập nhật khi có người chuyển vào hoặc đi |
| Wifi | Theo phòng | Hầu hết trường hợp | Ghi rõ tốc độ hoặc gói mạng nếu khách hay phàn nàn |
| Gửi xe | Theo xe, tách loại xe | Nhà có chỗ để xe chung | Nên có danh sách biển số đăng ký |
| Vệ sinh khu chung | Theo phòng | Nhà có người dọn định kỳ | Nói rõ tần suất dọn |
| Nước (không đồng hồ riêng) | Theo người | Dãy dùng đồng hồ tổng | Xem chi tiết ở bài tiền nước |
| Thang máy, bảo vệ | Theo phòng | Nhà nhiều tầng | Nêu rõ giờ hoạt động nếu có giới hạn |
Tiền nước tính theo người có nhiều điểm riêng (đồng hồ tổng, hao hụt, rò rỉ), xem thêm cách tính tiền nước nhà trọ.
Gộp vào tiền phòng hay tách riêng?
Có hai cách: báo một giá phòng “trọn gói” đã gồm các khoản phí, hoặc tách từng khoản. Cả hai đều hợp lệ nếu hợp đồng ghi rõ. Tách riêng thường dễ quản lý hơn về lâu dài vì bạn điều chỉnh được từng khoản mà không phải đổi giá phòng.
Giá trọn gói hấp dẫn khi đăng tin vì người thuê dễ so sánh. Nếu chọn cách này, hãy ghi trong hợp đồng giá đã gồm những khoản nào, và điều gì xảy ra nếu dùng vượt mức (ví dụ thêm người ở hoặc thêm xe).
Ghi vào hợp đồng thế nào?
Hợp đồng nên có một điều khoản riêng liệt kê từng khoản phí, mức phí và đơn vị tính, kèm hai quy tắc: khi số người hay số xe thay đổi thì tính từ kỳ nào, và khi điều chỉnh mức phí thì báo trước bao lâu. Mẫu câu có thể sao chép nằm ở cuối bài.
Khi cần điều chỉnh một khoản phí, làm như khi điều chỉnh giá thuê: báo trước, nêu mức mới và kỳ áp dụng. Xem cách làm và mẫu thông báo ở thông báo tăng giá phòng trọ.
Thể hiện trên phiếu thu
Mỗi khoản phí là một dòng riêng trên phiếu, ghi số lượng và đơn giá, ví dụ “Gửi xe máy: 2 xe × 50.000đ = 100.000đ”. Người thuê nhìn vào là hiểu, và khi số lượng thay đổi thì lý do đổi tiền hiện ngay trên phiếu.
Tránh gộp các khoản thành một dòng “phí khác 220.000đ”. Dòng gộp là nơi phát sinh câu hỏi nhiều nhất, vì người thuê không biết mình trả cho gì. Có sẵn mẫu phiếu thu tiền phòng trọ bằng Excel đã tách dòng phí dịch vụ. Tách dòng còn có ích khi cộng doanh thu cuối quý, vì phí dịch vụ cũng được cộng vào doanh thu cho thuê khi so với ngưỡng 1 tỷ đồng/năm.
Trong quanlynhatro.vip, mỗi khoản phí được khai báo một lần kèm cách tính theo phòng hoặc theo người; phiếu thu hằng tháng tự lấy các khoản này và tách thành từng dòng.
Khi số người ở hoặc số xe thay đổi
Quy tắc đơn giản nhất: thay đổi báo trước ngày chốt kỳ thì tính từ kỳ đó, báo sau thì tính từ kỳ tiếp theo. Không cần tính lẻ ngày cho những khoản vài chục nghìn đồng; điều quan trọng là mọi phòng được áp dụng giống nhau.
Hãy cập nhật số người ở và danh sách xe vào hồ sơ phòng mỗi khi có thay đổi. Số người ở còn liên quan tới việc đăng ký tạm trú, xem thêm đăng ký tạm trú cho người thuê.
Ví dụ các dòng phí dịch vụ trên phiếu thu phòng P203
Số liệu và mức phí là minh hoạ. Phòng P203 có 2 người ở, 2 xe máy. Mức phí thật lấy theo hợp đồng của bạn.
| Khoản | Cách tính | Số tiền |
|---|---|---|
| Phí rác | 2 người × 20.000đ | 40.000đ |
| Wifi | 1 phòng × 50.000đ | 50.000đ |
| Gửi xe máy | 2 xe × 50.000đ | 100.000đ |
| Vệ sinh khu chung | 1 phòng × 30.000đ | 30.000đ |
| Tổng phí dịch vụ | Cộng bốn dòng | 220.000đ |
Ghi số lượng (người, phòng, xe) ngay trong dòng phí. Khi số người ở hoặc số xe thay đổi, người thuê thấy ngay vì sao số tiền đổi, và bạn không phải giải thích lại.
Điều khoản phí dịch vụ
Ngoài tiền thuê và tiền điện, nước, Bên B thanh toán các khoản phí dịch vụ hằng tháng sau: - Phí rác: [mức phí]/người/tháng, tính theo số người ở đăng ký. - Wifi: [mức phí]/phòng/tháng. - Gửi xe: [mức phí]/xe máy/tháng; [mức phí]/xe đạp/tháng. - [Khoản khác]: [mức phí]/[đơn vị]/tháng. Khi số người ở hoặc số xe thay đổi, Bên B báo cho Bên A trước ngày chốt kỳ để tính từ kỳ tiếp theo. Bên A báo trước ít nhất [số ngày] ngày khi điều chỉnh mức phí; mức mới áp dụng từ kỳ thu kế tiếp.
Làm ngay sau khi đọc
- Liệt kê mọi khoản phí đang thu và đơn vị tính của từng khoản.
- Kiểm tra hợp đồng mẫu đã có đủ danh sách phí và cách tính chưa.
- Trên phiếu thu tháng này, tách mỗi khoản phí thành một dòng có số lượng.
Các bước trong bài đều làm được bằng sổ hoặc Excel. Khi số phòng tăng và việc đối chiếu bắt đầu mất thời gian, phần mềm giúp rút ngắn phần ghi chép và tính toán lặp lại.