Cách dùng trong 5 bước
- 01Hẹn người thuê kiểm tra phòng vào ngày trả; mang theo biên bản bàn giao lúc nhận phòng.
- 02Chốt chỉ số điện nước ngày trả, chụp ảnh công tơ và điền vào mục 3.
- 03Đi kiểm từng hạng mục, so với biên bản lúc nhận; chỉ ghi hư hỏng có ảnh và có chi phí rõ ràng vào mục 4.
- 04Điền bảng quyết toán ở mục 5 theo thứ tự A đến F, tính ra số phải hoàn hoặc phải thu thêm.
- 05Nhận lại chìa khoá, thẻ xe; hai bên ký, mỗi bên giữ một bản, rồi hoàn hoặc thu tiền đúng thời hạn đã ghi.
Ví dụ bảng quyết toán đã điền (số liệu minh hoạ)
- A. Tiền cọc đã nhận: +2.800.000đ.
- B. Tiền phòng hoàn cho 16 ngày không ở (hợp đồng cho phép): +1.445.161đ.
- C. Điện 45 kWh × 2.500đ và nước 4 m³ × 18.000đ đến ngày trả: −184.500đ.
- E. Thay ổ khoá hỏng, có ảnh và hoá đơn: −150.000đ.
- Kết quả: chủ trọ hoàn cho người thuê 3.910.661đ, chuyển khoản trong 3 ngày.
Những dòng hay gây tranh cãi khi thanh lý
Ba dòng dễ khiến hai bên không ký được biên bản là hư hỏng, tiền phòng tháng trả phòng và khoản chậm trả cũ. Chuẩn bị căn cứ cho cả ba trước buổi kiểm tra phòng sẽ tiết kiệm nhiều thời gian.
- Hư hỏng: chỉ tính khi có ảnh lúc nhận và lúc trả để so, cùng hoá đơn hoặc báo giá sửa. Hao mòn do dùng bình thường như tường ố nhẹ, sàn trầy nhẹ không nên tính.
- Tiền phòng tháng trả phòng: hoàn hay không hoàn phần ngày không ở là do hợp đồng quy định. Cách tính lẻ ngày có ở bài thu tiền phòng đầu tháng hay cuối tháng.
- Khoản còn thiếu của các kỳ trước: mang theo danh sách phiếu và các lần đã nhận tiền, để người thuê thấy khoản thiếu từ kỳ nào.
Biên bản thanh lý khác biên bản bàn giao thế nào?
Biên bản bàn giao ghi lại trạng thái phòng tại một thời điểm, dùng cả lúc nhận và lúc trả phòng. Biên bản thanh lý chấm dứt hợp đồng và chốt tiền: dựa vào chỉ số cuối và biên bản bàn giao để tính ra số tiền cuối cùng hai bên phải trả cho nhau.
Khi khách trả phòng, bạn có thể dùng mẫu biên bản bàn giao để ghi hiện trạng, rồi dùng mẫu này để chốt tiền. Cách đối trừ cọc chi tiết, kèm ví dụ đầy đủ, có ở bài tiền cọc phòng trọ.