Trong bài này · 6 mục
Nên thu tiền phòng đầu tháng hay cuối tháng?
Với đa số nhà trọ, thu tiền phòng vào đầu tháng cho tháng đang ở là lựa chọn an toàn hơn cho chủ trọ, còn điện nước thu sau theo chỉ số. Thu cuối tháng cho tháng đã ở vẫn làm được, nhưng đòi hỏi theo dõi công nợ sát hơn vì bạn luôn cho khách “ở trước, trả sau” một tháng.
Bảng dưới so sánh hai cách theo những điểm chủ trọ quan tâm:
| Tiêu chí | Thu đầu tháng (trả trước) | Thu cuối tháng (trả sau) |
|---|---|---|
| Khi khách bỏ đi đột ngột | Đã thu tiền tháng đang ở, cọc chỉ cần bù điện nước | Có thể mất trọn một tháng tiền phòng, phải trừ vào cọc |
| Với người thuê | Phải có sẵn tiền ngay tháng đầu (cùng tiền cọc) | Nhẹ hơn tháng đầu, dễ chốt khách hơn |
| Gộp với điện nước | Một phiếu gồm tiền phòng tháng này và điện nước tháng trước | Một phiếu gồm tiền phòng và điện nước cùng tháng |
| Theo dõi công nợ | Ít khoản treo | Luôn có một tháng khách đang nợ về nguyên tắc |
Nếu khu bạn cho thuê cạnh tranh và khách chủ yếu là người đi làm nhận lương cuối tháng, thu cuối tháng có thể giúp giữ khách. Khi đó hãy giữ tiền cọc đủ để bù ít nhất một tháng tiền phòng.
Điện nước luôn thu sau
Tiền điện nước chỉ tính được sau khi có chỉ số, nên luôn thu cho tháng đã dùng. Vì vậy dù chọn cách nào, phiếu thu hằng tháng thường có hai phần thuộc hai khoảng thời gian khác nhau: tiền phòng (tháng này hoặc tháng trước) và điện nước (tháng trước).
Hãy ghi rõ khoảng thời gian của từng dòng trên phiếu, ví dụ “Tiền phòng 01/11–30/11” và “Điện 28/09–28/10”, để người thuê không nghĩ mình bị tính trùng. Cách tính và chốt chỉ số chi tiết ở cách tính tiền điện nước phòng trọ.
Chọn ngày thu cho cả dãy
Một ngày thu cố định cho mọi phòng, ví dụ ngày 5 hằng tháng, là cách dễ quản lý nhất: chốt chỉ số một lần, lập phiếu một lượt, nhắc nợ cùng một nhịp. Ngày thu nên cách ngày chốt chỉ số vài ngày để bạn kịp kiểm tra số bất thường và gửi phiếu trước hạn.
Thu theo ngày vào ở của từng khách thì công bằng về số ngày, nhưng với dãy nhiều phòng, bạn sẽ phải nhắc tiền rải rác suốt tháng và dễ bỏ sót. Nếu đang có khách thu theo ngày riêng, đừng đổi ngang; hãy chuyển sang ngày chung khi gia hạn hợp đồng, kèm tính lẻ ngày cho kỳ chuyển tiếp.
Tháng đầu khách vào giữa tháng: tính lẻ ngày thế nào?
Tiền phòng tháng đầu bằng giá thuê chia cho số ngày của tháng, nhân với số ngày khách ở. Có hai cách chọn số ngày của tháng: số ngày thực tế (28 đến 31 ngày) hoặc cố định 30 ngày. Cách nào cũng được, miễn là ghi trong hợp đồng và dùng giống nhau cho mọi khách.
Ngày vào ở được tính là một ngày ở. Ví dụ khách vào ngày 18/10 thì ở 14 ngày trong tháng 10 (từ 18 đến 31). Bảng ví dụ ở cuối bài cho thấy hai cách tính chỉ chênh vài chục nghìn đồng.
Một cách làm khác nhiều chủ trọ dùng: thu tháng đầu trọn một tháng tính từ ngày vào ở (18/10 đến 17/11), rồi từ kỳ sau mới thu lẻ để đưa về ngày chung. Cách này khiến phiếu thu hai kỳ đầu khó hiểu hơn, nên chỉ dùng khi bạn giải thích được rõ với khách.
Tháng cuối khi khách trả phòng
Tháng trả phòng tính giống tháng đầu: theo số ngày ở thực tế, nếu hợp đồng cho phép hoàn phần tiền phòng của những ngày không ở. Nhiều hợp đồng quy định tiền phòng đã thu của tháng trả phòng không hoàn lại; khi đó hãy làm đúng điều đã ký.
Tiền điện nước tháng cuối chốt theo chỉ số ngày trả phòng. Tất cả các khoản này được cộng lại rồi đối trừ vào tiền cọc, xem cách làm ở tiền cọc phòng trọ.
Ghi vào hợp đồng thế nào?
Hợp đồng nên có ba câu về thời điểm thu tiền: tiền phòng thu trước hay sau và chậm nhất ngày nào; điện nước tính theo kỳ nào; tháng không trọn tính theo công thức nào. Mẫu câu có thể sao chép nằm ở cuối bài.
Nếu đang dùng mẫu hợp đồng thuê phòng trọ, điền các ý này vào phần giá thuê và thanh toán. Khi đã có ngày thu và cách tính rõ ràng, việc nhắc tiền trở thành nhắc đúng điều đã thống nhất, không phải thương lượng lại mỗi tháng. Cách theo dõi các khoản còn thiếu sau ngày thu có ở bài cách quản lý công nợ nhà trọ.
Ví dụ: khách vào ở ngày 18/10, dãy thu tiền ngày 5 hằng tháng
Số liệu minh hoạ. Phòng giá 2.800.000đ/tháng. Tháng 10 có 31 ngày; khách ở từ ngày 18 đến hết ngày 31 là 14 ngày.
| Cách tính | Phép tính | Tiền phòng tháng 10 |
|---|---|---|
| Theo số ngày thực tế của tháng | 2.800.000đ ÷ 31 × 14 | 1.264.516đ |
| Theo tháng 30 ngày cố định | 2.800.000đ ÷ 30 × 14 | 1.306.667đ |
| Kỳ đầy đủ đầu tiên | Tháng 11, thu ngày 05/11 | 2.800.000đ |
Hai cách chỉ chênh vài chục nghìn đồng, nhưng nên chọn một cách và ghi vào hợp đồng để khách nào cũng được tính giống nhau. Nhiều chủ trọ làm tròn số lẻ xuống hàng nghìn cho dễ thu.
Điều khoản ngày thanh toán và tháng lẻ ngày
Tiền thuê phòng được thanh toán trước cho tháng đang ở, chậm nhất ngày [ngày] hằng tháng. Tiền điện, nước và phí dịch vụ tính theo chỉ số và mức sử dụng của tháng trước, thanh toán cùng kỳ tiền phòng. Tháng đầu tiên và tháng trả phòng nếu không trọn tháng được tính theo số ngày ở thực tế: [giá thuê] ÷ [số ngày của tháng đó] × [số ngày ở], làm tròn xuống hàng nghìn đồng.
Làm ngay sau khi đọc
- Chọn một ngày thu tiền cho cả dãy và ghi vào hợp đồng mẫu.
- Chọn một cách tính tháng lẻ ngày và áp dụng cho mọi khách mới.
- Với khách đang ở theo ngày thu riêng, chỉ đổi sang ngày chung khi gia hạn hợp đồng và có thỏa thuận.
Các bước trong bài đều làm được bằng sổ hoặc Excel. Khi số phòng tăng và việc đối chiếu bắt đầu mất thời gian, phần mềm giúp rút ngắn phần ghi chép và tính toán lặp lại.